Отчет о работе ЭПК за 2011 год

СООБЩЕНИЕ

о работе ЭПК архивного управления Кемеровской области за 2011 год

 

         Одной из важнейших задач архивной службы является формирование Архивного фонда Российской Федерации всесторонне отражающего все многообразие процессов, которые происходят в истории нашего общества. Эту задачу решает - экспертно-проверочная комиссия.

В 2011 году ЭПК архивного управления  Кемеровской области осуществляла свою деятельность в соответствии со своими полномочиями на основании Положения об ЭПК, Регламента работы, а также административных регламентов :

- предоставления государственных услуг «Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное и муниципальное хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан».

- исполнения государственной функции «Согласование списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное  хранение от государственных и муниципальных архивов, органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан».

Работа ЭПК строилась по утвержденному плану, за год проведено 12 заседаний ЭПК.

Работа ЭПК проводилась по двум основным направлениям деятельности:

-организационно-правовое обеспечение своей деятельности

- научно-методическая и практическая работа

В сфере организационно-правовой деятельности, исходя из своих полномочий ЭПК :

Во-первых – осуществляло контроль за соблюдением законодательства об архивном деле.                                                                    

Руководствуясь Законом Кемеровской области от 26.03.2007 года № 35-ОЗ «Об архивном деле» и в целях создания оптимальных условий для комплектования, хранения, учета и использования документов проведены проверки и заслушаны кураторы организаций, директора и ответственные за архив двух учреждений по вопросу «Обеспечение сохранности документов

-в ГОУ СПО «Кемеровский музыкальный колледж» (директор Осипова Наталья Васильевна, Марченко О. Г.- документовед)

- в ГУК «Кемеровский областной музей изобразительных искусств» (директор Мызина Лариса Ивановна, начальник отдела кадров Стругару  Е. В., документовед Девяшина О.А.)

Обеспечение сохранности документов признано удовлетворительным, даны рекомендации по улучшению постановки и ведения архивного дела. 

Музыкальный колледж до конца 2011 года сам ликвидировал задолженность по упорядочению и сдаче документов в архив с консультативно-методической помощью куратора.

Директор музея обратилась к сотрудникам государственного архива Кемеровской области на платной основе ликвидировать задолженность по упорядочению и сдаче, что сейчас проводится.

Во-вторых, с целью контроля за деятельностью экспертных комиссий созданных государственных учреждений заслушан отчет «О работе экспертно-методической комиссии ГКУ КО «Государственный архив Кемеровской области в г. Новокузнецке». Работу ЭМК признали удовлетворительной. Работа проводится по различным направлениям. Рекомендовано активизировать научно-методическую работу и заслушивать на заседаниях ЭМК сообщения об обеспечении сохранности документов в организациях.

В-третьих, проверена работа ЭПК администраций 6 территорий: городов Анжеро-Судженск, Березовский, Кемерово, Осинники, Кемеровского и Тисульского районов. Все ЭПК администраций городов и районов работают по утвержденным планам (кроме г. Анжеро-Судженска). В год проводится от 2 до 12 заседаний. 90% заседаний проводятся в рабочем порядке. Заседания протоколируются, организациям выписываются решения (кроме г. Анжеро-Судженска). На заседаниях рассматриваются:описи дел по личному составу (все), личного происхождения и фотодокументов (Кемерово, Осинники, Тисульский район), номенклатуры дел, положения об архиве и экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству (все), списки организаций (все), списки  граждан – источников комплектования (все, кроме г. Анжеро-Судженска)

Всем ЭПК рекомендовано :

  1. Внедрить в практику работы заслушивание организаций об обеспечении сохранности документов.
  2. В связи со сменой кадров и изменением наименования учреждения обновить распорядительные документы о составе и положении ЭПК администрации г. Анжеро-Судженска
  3. Проводить работу ЭПК администрации г. Анжеро-Судженска и вести её делопроизводство в соответствии с Правилами.                       

В-четвертых, осуществлялся контроль за работой ЭПК архивного управления, заслушаны отчеты о работе ЭПК за полугодие и за год.

 

В сфере научно-методической и практической деятельности проведена следующая работа :

         Во – первых  Рецензирование, обсуждение и согласование двух методических рекомендаций, разработанных сотрудниками Государственного архива Кемеровской области

  1. «Правовые основы и порядок работы архивов с владельцами (собственниками) документов личного происхождения и держателями фондов личного происхождения»

Составитель  Орлов  М.А.

  1. «Подготовка и проведение выставок документов в архиве»

Составители  Васютина Н.Н., Шуманова И.А.

  1. Одного обзора «Обзор фонда Р-100 «Правление угольных копий Западной Сибири «Сибуголь»

Составитель Галкин Н.В.

  1. Одного План-проспекта  по подготовке путеводителя по фондам ГКУ КО ГАКО. Часть 2. Фонды советского и постсоветского периодов

Составители отдел ИПС отв. Юматова Н.А.

Во-вторых, заслушано 9 сообщений сотрудников архивов о выполнении различных видов работ.:                                         

О ходе и итогах выполнения графиков согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи дел в архив в ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (Ворушина, Колосницина)

- О работе по комплектованию аудиовизуальными документами в ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (Ворушина, Колосницина) и др.

В-третьих, ЭПК рассматривала вопросы                                                    

1. методического и практического характера, связанного с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации

Регулярно на заседаниях ЭПК принимались решения о внесении изменений в списки источников комплектования архивов.

За 2011 год  в список ГАКО включено 4 организации :

  1. Управление по обеспечению деятельности мировых судей,
  2. ГУЗ КО «Кемеровский областной перинатальный центр»
  3. ГУЗ «Кемеровский областной хоспис»
  4. ГБУ КО «Кузбасский центр энергоснабжения»

Исключено из списка ГАКО  4 организации:

  1. ОАО «Разрез Моховский»
  2. ОАО «Разрез Красногорский»
  3. ОАО «Разрез Бачатский»
  4. ОАО «Вахрушевуголь»

Согласовано 6 списков организаций источников комплектования:

-        ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке

-        архивных отделов города Кемерово, Кемеровского, Топкинского, Юргинского районов, МКУ «Архив Калтанского городского округа»

         По состоянию на 01.01.2012 года список № 1 включает 1393 организации

ГАКО – 225, ГАКО в г. Новокузнецке – 33, муниципальные архивы – 1135 организаций, являющихся источниками комплектования Архивного фонда Кемеровской области.

         ЭПК рассматривала вопрос экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов.

         За 2011 год на заседаниях ЭПК рассмотрены документы 891 организации, это на 23 организации больше, чем в 2010 году (868)

         Утверждены описи дел постоянного хранения управленческой документации в количестве 16917 ед.хр., в том числе 753 ед.хр. музейных предметов за 1932-2011 годы, что на 6117 дел меньше, чем в 2010 году (23034)

-ГАКО- 7667дел, в том числе 4 ед.хр. музейных предмета, что на 3652 дела меньше, чем в 2010 году  (11319)

- Муниципальные архивы 8572 дела, в том числе 749 ед.хр. музейных предметов, что на 2865 дел меньше , чем в 2010 году.(11437)

- Новокузнецк -678 дел , что на 400 дел больше, чем в 2010 году (278)

Согласовано 78390 дел по личному составу, что на 61827 больше, чем в 2010 году (165363)

Это объясняется приемом дел ликвидируемых организаций ГКУ КО  в г. Кемерово  59815 дел

Утверждены описи 74 фондов личного происхождения в количестве 3369 дел за 1889-2011 годы, что на 1933 дела больше , чем в 2010 году (1436)

Наиболее интересные фонды  ГАКО –семейный фонд Курлюты , настоятелей Никольской церкви и Знаменского Собора , врачи, архитекторы учителя, Участники ВОВ, почетные граждане  и т. д.

Утверждено описей фотодокументов 2001 ед. хр. за 1911 – 2011 годы , что на 1053 ед. хр. больше, чем в 2010 году (948)

Утверждены описи 20 переработанных и усовершенствованных фондов в количестве 2601 дело за 1920-2002 годы.

При рассмотрении описей учитывались все критерии оценки описей :

         -состояние НСА к описям : историческая справка к фонду, предисловие к описи, состав, полнота, систематизация дел в описи, правильность оформления заголовков дел, реквизитов.

Высокого качества описи представляют руководители архивных органов и учреждений городов Кемерово (отдел и МБУ), Новокузнецка, Осинники, Беловского, Крапивинского, Ленинск-Кузнецкого районов, а также государственных архивов.

         Как показал анализ, большинство документов, представленных на рассмотрение соответствуют нормативным требованиям и существующим правилам. Наибольшее количество описей поступило от муниципальных архивов городов Кемерово МБУ- 56, архивный отдел – 53, Топкинский район – 33, МАУ «Архив города Новокузнецка» - 32, Осинники и Крапивинский район – по 30, город Прокопьевск – 29. Не представили описи город Анжеро-Судженск, Таштагольский район.

         Архивный отдел администрации г. Кемерово проводил работу по выявлению особо ценных дел. В 2011 году утверждено 1011 особо ценных дел за 1998-2008 годы. 

         Государственный архив Кемеровской области проводил работу по выявлению уникальных документов. На ЭПК рассмотрены документы о включении в государственный реестр уникальных документов 2 ед. хр. –

         -план Салаирского горного селения  1865 года

         - шорский букварь 1925 – 1927 годов

         Рассмотрены и согласованы акты о выделении к уничтожению 761 дела с отметкой ЭПК за 1995-2007 годы управления Судебного департамента, музыкального театра Кузбасса, Кадастровой палаты. Налоговой инспекции по крупнейшим налогоплательщикам, областной детской библиотеки.  

         ЭПК рассмотрены документы  по повышению качества делопроизводственной службы  и внедрению нормативных документов         

         В 2011 году на заседаниях ЭПК было рассмотрено и согласовано :

         Номенклатур дел – 79, что на 33 больше, чем в 2010 году (46)

         Положений об экспертной комиссии – 18, что на 6 больше чем в 2010 году (12)

         Положений об архиве 16, что на 8 больше чем в 2010 году (8)

         Инструкций по делопроизводству – 11, что на 4 больше, чем в 2010 году (7)

         В 2011 году в основном соблюдались графики согласования номенклатур дел, утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу, передачи дел на хранение государственными архивами, а также муниципальными архивами городов Березовский, Кемерово, Ленинск-Кузнецкий, Осинники, Прокопьевск, Юрга и др.

         Графики, как правило, были утверждены директорами государственных архивов, распоряжениями администраций, или заместителями глав, управляющими делами муниципальных образований. Графики являются основным документом для работы с организациями по упорядочению документов и передачи дел на хранение.

         В качестве наших недоработок отмечу случаи нарушения регламента по представлению документов на рассмотрение ЭПК накануне заседания, а не за 10 дней, как положено по регламенту. Но вместе с тем, со стороны ЭПК не было задержек с возвратом рассмотренных документов. Документы по регламенту возвращаются по истечении 7 дней после проведения заседания.

         Таким образом, проведенная большая работа ЭПК архивного управления способствовала успешному выполнению задачи по качественному формированию Архивного фонда Российской Федерации.

         Чтобы грамотно решать эту задачу архивистам надо постоянно уточнять и обновлять состав организаций- источников комплектования архивов и определять состав документов, подлежащих включению в Архивный фонд Российской Федерации.

С момента составления последних списков (2008 год) в обществе произошли значительные изменения. За эти годы исключение и включение новых организаций стали нормой в работе архивистов области. Ряд архивов уже пересмотрели свои списки.

         ЭПК архивного управления на 2012 год поставила задачу

         1 до конца года  пересмотреть  и согласовать с ЭПК архивного управления новые списки организаций, новые списки граждан- источников комплектования архивов.

         2. Рекомендуем активизировать работу по комплектованию архивов документами личного происхождения и фотодокументами, которые не только позволяют детально изучить жизнь и деятельность отдельной личности, но и помогут ярче осветить страницы истории, раскрыть новые имена и события, существенно дополнят официальную управленческую документацию, сухую статистику цифр фондов учреждений и организаций.

 

                 Г.И. Калмыкова