ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ НА 2016 ГОД


ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА

В КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ НА 2016 ГОД

 

 

Основные направления развития архивного дела в Кемеровской области на 2016 год разработаны в соответствии с:

- Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации до 2020 года;

- Законом Кемеровской области от 08.12.2015 № 113-ОЗ «Об областном бюджете на 2016 год»;

- государственной программой Кемеровской области «Информационное общество Кузбасса» на 2014-2018 годы», утвержденной постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 20.09.2013 № 400 (в ред. от 30.12.2015 № 459);

- рекомендациями Росархива (письмо от 04.09.2015 № 4/2009-А);

- сводной заявочной картой на разработку отраслевых научных тем архивными органами и учреждениями Сибирского федерального округа на 2016 год;

- планом информационных мероприятий архивных органов и учреждений Кемеровской области на 2016 год;

- планами работы коллегии и экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) архивного управления Кемеровской области на 2016 год;

- решениями коллегии архивного управления Кемеровской области, принятыми в 2015 году;

- планами работы государственных и муниципальных архивов на 2016 год;

- итогами работы архивных органов и учреждений Кемеровской области за 2015 год.

На основании вышеперечисленных документов архивными органами и учреждениями Кемеровской области на 2016 год запланирована реализация следующих основных мероприятий:


1.                В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов

 

1.1.         Укрепление и модернизация материально-технической базы:

- решение вопроса о выделении дополнительных площадей под архивохранилища для 4-х муниципальных архивов (г. Мыски, Таштагольский, Чебулинский и Яшкинский районы);

- установка более 500 пог. м металлических стеллажей в хранилищах 9-и муниципальных архивов городов: Анжеро-Судженск, Березовский, Калтан; районов: Ижморский, Кемеровский, Крапивинский, Новокузнецкий, Топкинский, Юргинский;

- модернизация технического оборудования и программного обеспечения в государственных и муниципальных архивах.

1.2. Соблюдение нормативных требований пожарной безопасности и охранного режима:

         - установка охранно-пожарной сигнализации в 6-и муниципальных архивах городов: Анжеро-Судженск, Калтан, Прокопьевск (во втором помещении архива); районов: Новокузнецкий, Тисульский, Топкинский;

         - выведение охранно-пожарной сигнализации на пульт централизованного наблюдения вневедомственной охраны в архивах Мысковского городского округа и Тяжинского района;

- установка дверей, соответствующих требованиям пожарной безопасности, в архивохранилищах муниципального архива Калтанского городского округа.

Итоги выполнения данных мероприятий будут рассмотрены на заседании коллегии архивного управления Кемеровской области (декабрь 2016 г.).

1.3. Осуществление контроля за соблюдением нормативных режимов хранения архивных документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов Кемеровской области:

- в департаменте жилищно-коммунального и дорожного комплекса Кемеровской области;

- в департаменте молодежной политики и спорта Кемеровской области;

- в ГАУК КО «Новокузнецкий театр кукол «Сказ»;

- в ОАО «ЕВРАЗ Объединенный Западно-Сибирский металлургический комбинат».

Результаты контрольных мероприятий будут заслушаны на заседаниях коллегии архивного управления Кемеровской области (июнь, сентябрь 2016 г.).

1.4. Улучшение физического состояния архивных документов на бумажных носителях из фондов государственных и муниципальных архивов Кемеровской области:

- реставрация архивных документов в объеме 2048 ед. хр., 57514 листов, из них:

·     в государственных архивах – 1280 ед. хр., 42514 листов;

·     в муниципальных архивах – 768 ед. хр., 15000 листов;

- физико-химическая и техническая обработка архивных документов в объеме 4068 ед. хр., в том числе:

·     в государственных архивах – 1287 ед. хр.;

·     в муниципальных архивах – 2781 ед. хр.;

- картонирование и перекартонирование архивных документов в объеме 23115 ед. хр., в том числе:

·         в государственных архивах – 6500 ед. хр.;

·        -в муниципальных архивах – 16615 ед. хр.;

- плановое обеспыливание, дезинсекция и дезинфекция архивных документов и архивохранилищ.

1.5. Организация и проведение проверок наличия и физического состояния архивных документов в объеме 392 477 ед. хр., в том числе:

·     в государственных архивах – более 400 фондов, 42 477 ед. хр.;

·     в муниципальных архивах – более 250 фондов, 350 000 ед. хр.

Результаты проверок в государственных архивах будут заслушаны на заседании ЭПК архивного управления Кемеровской области (ноябрь 2016 г.).

1.6. Выявление уникальных и особо ценных документов и ведение Государственного реестра уникальных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках Кемеровской области (далее – региональный реестр).

Запланировано просмотреть 560 ед. хр. из фонда-коллекции метрических книг ГКУ КО «Государственный архив Кемеровской области» (далее – ГКУ КО ГАКО).

1.7. Ведение государственного учета архивных документов, как в традиционном, так и в электронном виде:

- анализ итогов паспортизации государственных и муниципальных архивов Кемеровской области. Данный вопрос будет рассмотрен на расширенном заседании коллегии архивного управления Кемеровской области (март 2016 г.);

- внесения изменений и дополнений в основные и вспомогательные учетные документы;

- ввод данных в отраслевой программный комплекс (далее – ПК) «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог». В ПК «Архивный фонд» будут введены сведения по 999 фондам, в том числе:

·                         в государственных архивах – по 24 фондам;

·                         в муниципальных архивах - по 975 фондам.

Все данные, внесенные архивами в ПК «Архивный фонд», будут интегрированы в ПК «Фондовый каталог» (архивное управление КО, до 25.01.2017).

- ввод данных в электронную базу данных «Учет и анализ состояния научно-справочного аппарата к архивным документам» (ГКУ КО ГАКО).

 

2.                В сфере комплектования государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

 

2.1.         Организация внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

2.2.         Анализ итогов паспортизации организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, осуществленной в 2015 году. Данный вопрос будет заслушан на расширенном заседании коллегии архивного управления Кемеровской области (март 2016 г.)

2.3.         Уточнение и дополнение списков организаций и граждан – источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Вопросы о списках источников комплектования государственных и муниципальных архивов в течение года будут рассматриваться на заседаниях ЭПК архивного управления Кемеровской области.

2.4. Комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами планируется в следующих объемах:

- управленческой документацией – 13951 ед. хр., в том числе:

·      государственные архивы - 4645 ед. хр.;

·      муниципальные архивы - 9300 ед. хр.;

- фотодокументами – 385 ед. хр., в том числе:

·     государственные архивы – 150 ед. хр.;

·     муниципальные архивы - 235 ед. хр.;

- научно-технической документацией – 30 ед. хр. (ГКУ КО ГАКО);

- документами личного происхождения – 440 ед. хр., в том числе:

·     государственные архивы – 50 ед. хр.;

·     муниципальные архивы - 390 ед. хр.

- документами по личному составу ликвидированных организаций:

·     государственные архивы по личному составу – 5000 ед. хр.;

·     муниципальные архивы - 5147 ед. хр.

2.5.         Осуществление контроля и оказание методической помощи по подготовке нормативных, методических документов по делопроизводству и архивному делу, проведению экспертизы ценности и упорядочению документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов:

- рассмотрение на заседаниях ЭПК архивного управления Кемеровской области и ЭПК администраций городов и районов:

1)    304 номенклатур дел;

2)    86 положений об экспертной комиссии организаций;

3)    77 положений об архиве организаций;

4)    описей дел постоянного хранения;

5)    описей дел по личному составу;

6)      вопросов о ходе выполнения графиков согласования номенклатур дел, упорядочения и приема архивных документов, о работе ЭМК государственных архивов и ЭПК администраций муниципальных образований области.

- проведение консультаций и обучающих семинаров (более 50 семинаров) для ответственных за архив в организациях – источниках комплектования. 

С целью контроля состояния работы по формированию архивного фонда, научно-технической обработке и передаче архивных документов на госхранение сотрудники архивного управления и государственных архивов ознакомятся с работой архивов организаций - источников комплектования государственных архивов Кемеровской области:

- департамента охраны здоровья населения Кемеровской области;

- ГАУК «Кемеровский областной театр кукол имени Аркадия Гайдара»;

- ГОУ СПО «Кузнецкий металлургический техникум»;

- ГОУ СПО «Кузнецкий индустриальный техникум».

Муниципальные архивы проведут обследование состояния архивов более 100 организаций.

2.6.         Взаимодействие архивных органов и учреждений с территориальными федеральными органами и организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства в рамках заключенных соглашений.

Продолжится работа архивного управления и государственных архивов с 41 федеральной организацией по согласованию номенклатур дел, положений об архиве, экспертных комиссиях и оказанию методической и практической помощи.

 

3.                В сфере создания, совершенствования научно-справочного аппарата, информационно-поисковых систем и использования архивных документов

 

3.1. Составление архивных справочников:

- продолжение работы по составлению Путеводителя по фондам советского и постсоветского периодов ГКУ КО ГАКО в соответствии с утвержденным планом-графиком (окончание работы – 2017 г.);

- продолжение работы по составлению Перечня документов по истории Кемеровской области в период Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. в соответствии с утвержденным планом-графиком (ГКУ КО ГАКО и ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке, окончание работы - ноябрь 2016 г.);

- составление обзора фонда личного происхождения Небогатова М.А. – поэта, члена Союза писателей СССР (ГКУ КО ГАКО, до ноября 2016 г.);

- составление Хронографа Кузбасса на 2017 год (государственные и муниципальные архивы, до ноября 2016 г.).

Все подготовленные в течение года архивные справочники будут размещены на открытом доступе на сайтах архивного управления и государственных архивов.

3.2. Формирование научно-справочного аппарата (далее – НСА) к архивным документам в электронном виде:

- ведение локальных тематических электронных баз данных по архивным документам (ГКУ КО ГАКО, ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке, 14 муниципальных архивов);

- обновление данных ПК «Web-архив» (архивное управление Кемеровской области, ГКУ КО ГАКО, ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке);

- ввод данных в ПК «Фотокаталог» в ГКУ КО ГАКО;

- внедрение ПК «Фотокаталог» в ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке;

- размещение и своевременное обновление списка архивных фондов муниципальных архивов на соответствующих официальных сайтах городских и районных администраций;

- обновление содержания электронных справочников о составе и содержании архивных фондов государственных и муниципальных архивов, размещенных на сайте архивного управления Кемеровской области.

3.3. Информационное обеспечение пользователей архивной информацией в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке:

         - исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов, поступающих в архивы от юридических и физических лиц. Снижение показателей по объемам исполненных архивами запросов не ожидается в связи с продолжением в 2016 году реализации социальных прав и гарантий граждан, в том числе на получение страховых выплат «Росгосстрах», оформление социальный льгот и пенсий, имущественных прав;

- продолжение работы по предоставлению удаленного доступа к архивной информации посредством ПК «Web-архив» (Электронный архив) (архивное управление Кемеровской области, ГКУ КО ГАКО, ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке) и DocuShare в читальных залах ГКУ КО ГАКО, а также через сайты архивных учреждений муниципальных образований, городских и районных администраций (муниципальные архивы). Данная работа будет осуществляться в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 03.06.2013 и зарегистрированным в Минюсте России 14.11.2013 № 30386;

- инициативное информирование органов государственной власти и местного самоуправления, организаций о памятных и знаменательных датах о составе и содержании архивных документов;

- распространение практики организации электронного взаимодействия с отделением ПФР по Кемеровской области и его территориальными управлениями, а также с МФЦ среди муниципальных архивов;

- внедрение единой системы регистрации, учета и контроля исполнения запросов в государственных архивах Кемеровской области.

3.4. Проведение информационных мероприятий и взаимодействие со средствами массовой информации:

         - подготовка и проведение информационных мероприятий, посвященных памятным датам отечественной истории, в том числе: 55-летию первого полета человека в космос (апрель 2016 г.), 75-летию со дня начала Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. (июнь 2016 г.), Дню шахтера (август 2016 г.) и др.;

         - проведение в рамках IV Всероссийского конкурса III областного конкурса учебно-исследовательских работ «Юный архивист», посвященного Дню шахтера (декабрь 2015 г. - сентябрь 2016 г.);

- подготовка статей для журналов «Вестник архивиста», «Отечественные архивы», бюллетеня «Архивы Кузбасса», альманаха «Красная горка», газеты «Кузбасс», районных и городских газет.

         Развернутый план информационных мероприятий архивных органов и учреждений Кемеровской области на 2016 год прилагается.

3.5.         Организация рассекречивания архивных документов:

- опубликование на сайте архивного управления перечня архивных документов, рассекреченных в 2015 году;

- продолжение работы по рассекречиванию архивных документов в соответствии с планом работы Межведомственной экспертной комиссии Кемеровской области по рассекречиванию архивных документов на 2016 год.

 

4.                В сфере организационного, научно-методического и кадрового обеспечения

 

4.1. Осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства Кемеровской области об архивном деле:

- проведение архивным управлением Кемеровской области проверок органов местного самоуправления по соблюдению Закона Кемеровской области от 13.10.2005 № 105-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области» в соответствии с планом проверок, утвержденным прокуратурой Кемеровской области:

1) администрации г. Кемерово (сентябрь 2016 г.);

2) администрации Кемеровского муниципального района (октябрь 2016 г.);

3) администрации Топкинского муниципального района (март 2016 г.).

4.2. Повышение качества предоставления архивными органами и учреждениями государственных (муниципальных) услуг гражданам и организациям, органам государственной власти и местного самоуправления в сфере архивного дела.

- проведение мониторинга объема и качества предоставления государственных (муниципальных) услуг в сфере архивного дела. Результаты мониторинга будут представлены в форме доклада в департамент информационных технологий Кемеровской области и размещены на сайте архивного управления (до 15.02.2017);

- рассмотрение вопроса о содержании и практике применения административных регламентов по предоставлению государственных (муниципальных) услуг в области архивного дела на заседании коллегии архивного управления (июнь 2016 г.);

- приведение регламентов по предоставлению архивным управлением Кемеровской области государственных услуг в области архивного дела в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации (в течение года);

- выполнение государственными архивами Кемеровской области показателей государственных заданий на 2016 год.

4.3.         Проведение мониторинга правоприменения в соответствии с Планом мониторинга правоприменения в Кемеровской области на 2016 год (утвержден распоряжением Коллегии Администрации Кемеровской области от 11.06.2015 № 325-р) (до 15.03.2017).

4.4. Реализации мероприятий государственной программы Кемеровской области «Информационное общество Кузбасса» на 2014-2018 годы» (далее – Программа).

На реализацию мероприятий Программы из областного бюджета архивному управлению в 2016 году выделено 5430 тыс. рублей, в рамках которых планируется:

- закупка для государственных архивов и архивного управления в соответствии с планом-графиком на 2016 год:

1)                лицензии и хостинг для сайтов, программные комплексы «Фотокаталог», «Обращение граждан», «Организации – источники комплектования» для оперативного поиска, предоставления, учета запрашиваемой информации;

2)                антивирусные программы, СКЗИ, межсетевые экраны для совершенствования системы защиты информации;

3)                современное мультимедийное оборудование для представления пользователям архивной информации в электронном виде;

4)                дополнительные электронные хранилища для долговременного хранения архивной информации в электронном виде;

5)                жесткие диски для серверов, платы расширения, блоки питания, расходные материалы для модернизации и использования закупленного ранее по Программе оборудования.

Также для достижения показателей Программы в государственных и муниципальных архивах продолжится работа по переводу архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в электронный вид для оперативного поиска и предоставления архивной информации пользователям в объеме 9334 ед. хр. и 2940 описей дел, более 500 000 листов, в том числе:

·                         в государственных архивах – 3887 ед. хр., 1937 описей дел;

·                         в муниципальных архивах – 5447 ед. хр., 1003 описи дел.

Для создания единого информационного пространства государственных архивов планируется разработать концепцию информатизации (автоматизации) деятельности государственных архивов Кемеровской области на основании концепции, разработанной в 2014 г. Росархивом и ВНИИДАД.

4.5 Проведение организационных и контрольных мероприятий по защите информации конфиденциального характера в архивном управлении и государственных архивах в соответствии с законодательством РФ, нормативными правовыми актами Кемеровской области и методическими рекомендациями ФСТЭК России, отдела защиты информации Администрации Кемеровской области.

4.6. Осуществление ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения государственных нужд Кемеровской области и финансово-хозяйственной деятельности в отношении государственных архивов Кемеровской области, подведомственных архивному управлению, в соответствии с утвержденными планами мероприятий ведомственного контроля на 2016 год.

4.7. Проведение мероприятий по энергосбережению в архивном управлении и государственных архивах в соответствии с федеральным законодательством и утвержденным планом.

4.8. Организация и проведение мероприятий по противодействию коррупции в архивных органах и учреждениях Кемеровской области в соответствии с утвержденным планом на 2016 год.

4.9. Проведение заседаний коллегии и ЭПК архивного управления Кемеровской области в соответствии с планами работы коллегии и ЭПК на 2016 год.

4.10. Участие сотрудников архивного управления и государственных архивов:

·                   в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве и VII съезде Российского общества историков-архивистов (г. Самара, сентябрь 2016 г.);

·                   в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа с подготовкой выступлений по специальному плану (г. Барнаул, июнь 2016 г.);

·                   в заседаниях правления Кемеровского областного отделения РОИА и мероприятиях, запланированных отделением на 2016 год.

4.11. Издание ежегодного информационно-методического бюллетеня «Архивы Кузбасса» (июнь 2016 г.).

         4.12. Повышение квалификации сотрудников архивных органов и учреждений Кемеровской области.

         Повышение квалификации сотрудников архивного управления планируется в соответствии с индивидуальными планами профессионального развития на 2015-2017 годы.

         В государственных и муниципальных архивах также пройдут внутренние семинары по повышению квалификации, охватывающие темы по направлениям деятельности архивов.