Отчет о выполнении «Основных направлений развития архивного дела в Кемеровской области на 2012 год»

Отчет о выполнении «Основных  направлений  развития  архивного дела в Кемеровской области на 2012 год»

 

 1.     Государственное регулирование архивного дела

 

За отчетный период структурных изменений в управлении архивных делом в Кемеровской области не произошло.

Поменялся статус двух муниципальных архивов:

В рамках организационно-правового регулирования деятельности архивного управления и подведомственных ему государственных казенных учреждений – государственных архивов проводились следующие мероприятия:

1) приведены в соответствие с Порядками разработки и утверждения административных регламентов исполнительными органами власти Кемеровской области четыре административных регламента архивного управления:

по предоставлению государственных услуг:

- «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;

- «Определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами и состава архивных документов, подлежащих приему на государственное хранение от органов государственной власти Кемеровской области и местного самоуправления, организаций и граждан»;

-  «Организация исполнения запросов, поступивших в архивное управление Кемеровской области»;

по исполнению государственной функции:

-  «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах музеях и библиотеках Кемеровской области».

Все регламенты утверждены приказом начальника, прошли экспертизу и опубликованы.

2) утвержден Перечень государственных услуг государственных архивов (приказ начальника управления от 25.04.2012 № 32);

3) налажено электронное взаимодействие по предоставлению государственных (муниципальных) услуг по исполнению запросов между Отделением Пенсионного фонда РФ по Кемеровской области, его территориальными управлениями и государственными архивами, а также муниципальными архивами городов Белово, Ленинск-Кузнецкий, Юрга и Кемерово.

4) проведен мониторинг качества предоставления государственных услуг по исполнению запросов граждан в архивном управлении и государственных архивах посредством анкетирования заявителей и анализа работы по исполнению запросов (сентябрь). Результаты мониторинга отражены в докладе «О результатах мониторинга качества предоставления архивным управлением Кемеровской области государственных услуг по организации исполнения запросов по документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам» и рассмотрены на заседании коллегии архивного управления (12 декабря). Доклад направлен в департамент информационных технологий Кемеровской области и размещен на сайте архивного управления.

5) в инициативном порядке начата работа по проведению мониторинга правоприменения. В областной план мониторинга правоприменения на 2013 год внесены предложения, касающиеся действия законов Кемеровской области «Об архивном деле» и «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области»;

6) проведена плановая аттестация рабочих мест в 3 государственных архивах.

С целью регулирования организационной деятельности архивных органов и учреждений области и осуществления контроля за выполнением поставленных задач в области архивного дела в течение года архивным управлением проведены 4 заседания коллегии управления, на которых рассмотрены вопросы:

об итогах и планах работы архивной службы Кемеровской области;

о работе ГКУ КО ГАКО по оцифровке архивных документов и выполнению мероприятий долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирования элементов электронного правительства в Кемеровской области» на 2012-2014 гг.;

о качестве предоставления государственных услуг;

о ходе внедрения ПК «Архивный фонд» (версия 4.3);

о результатах проверок государственных и муниципальных архивов по вопросам обеспечения сохранности архивных документов.

о результатах комплексной проверки госархива документов по личному составу в г. Междуреченске.

В целях реализации законов и других нормативных правовых актов РФ и Кемеровской области об архивном деле архивное управление продолжило работу по взаимодействию с органами местного самоуправления по вопросам комплектования, обеспечения сохранности архивных документов, укрепления сети и кадрового состава, улучшения финансового и материально-технического состояния муниципальных архивов. Для достижения этих целей проведены следующие мероприятия:

1) из областного бюджета для 32 муниципальных образований выделено 740 тысяч руб. (в 2011 г. – 706 тысяч руб.). В течение года эти средства израсходованы в полном объеме на укрепление материально-технической базы, реставрацию, обеспечение сохранности архивных документов и доплаты к заработной плате сотрудников муниципальных архивов.

2) архивным управлением в течение года направлено более 300 писем главам городов и районов, руководителям муниципальных архивов по вопросам развития архивного дела, по результатам рассмотрения которых органами местного самоуправления принято 35 распорядительных документов об упорядочении, обеспечении сохранности архивных документов, комплектовании и другой деятельности муниципальных архивов.

3) продолжена практика рассмотрения вопросов развития архивного дела на заседаниях коллегий администраций, еженедельных аппаратных совещаниях при главах и управляющих делами, Советах народных депутатов городов и районов. Например:

- на заседаниях и сессиях Кемеровского горсовета и Тяжинского райсовета заслушаны доклады руководителей муниципальных архивов об архивном деле. Работа архивов признана депутатами удовлетворительной.

- на сессии Совета народных депутатов Краснобродского городского округа, был рассмотрен вопрос «О формировании и содержании муниципального архива», в котором администрации округа рекомендовано определить помещение с большей площадью для размещения архива и оснастить его автоматической системой пожаротушения;

- на ежегодном приеме архивистов Крапивинского района у главы муниципального образования 3 лучших специалиста, ответственных за  ведомственные архивы организаций, отмечены почетными грамотами, благодарственными письмами и денежными премиями администрации района.

4) в 8 муниципальных образованиях утверждены 12 административных

регламентов по предоставлению муниципальных услуг по информационному обеспечению граждан, организации исполнения запросов;

5) продолжено взаимодействие 4 муниципальных архивов с МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг»  на основании подписанных соглашений;

6) пересмотрены положения об архивных отделах в 3 муниципальных     образованиях;

7) созданы экспертно-проверочные комиссии в 6 муниципальных образованиях;

8) внесены изменения в распоряжения и постановления администраций двух муниципальных образований о составе ЭПК.

Также в течение года руководители муниципальных архивов принимали участие:

- в ежемесячных «прямых линий» с населением; 

- в работе государственной комиссии по приему государственного экзамена по специальности «Делопроизводство и архивоведение» Прокопьевского горнотехнического колледжа им. В.П. Романова;

- в составе избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления;

- в заседаниях комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий.

С целью осуществления финансово-хозяйственной деятельности архивного управления и государственных архивов в рамках действия нормативных правовых актов РФ и Кемеровской области своевременно размещались заказы на поставку товаров, выполнение работ и услуг, заключались государственные контракты.

Финансовое обеспечение архивного управления и государственных архивов проводилось в 2012 году в пределах выделенных денежных ассигнований из областного бюджета и составило 57,5 млн. руб.

В течение года государственные архивы оказывали услуги организациям и гражданам на платной основе и заработали 11,3 млн. руб.

С целью возврата из областного бюджета заработанных госархивами средств по ходатайству архивного управления внесены изменения в Закон Кемеровской области об областном бюджете. Дополнительные средства израсходованы на содержание, ремонт и охрану зданий архивов, приобретение оборудования и выплату премий сотрудникам госархивов.

В соответствии с решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 27.12.2011 внесены изменения в постановление Коллегии Администрации Кемеровской области от 16.05.2015 «Об оплате труда работников государственных учреждений – государственных архивов Кемеровской области, подведомственных архивному управлению Кемеровской области» и принято постановление Коллегии Администрации Кемеровской области «Об увеличении окладов, ставок заработной платы работников государственных учреждений – государственных архивов Кемеровской области, который согласован с Прокуратурой и Минюстом РФ по Кемеровской области. Заработная плата работников госархивов увеличилась на 6%.

В течение года архивным управлением проведен комплекс мероприятий по защите информации, в том числе защите персональных данных в управлении и государственных архивах. С этой целью в архивном управлении:

- создана комиссия по классификации персональных данных;

- утверждены акты классификации информационной системы персональных данных (далее – ИСПД);

- составлен перечень ИСПД, подлежащих защите;

- разработаны модели угроз;

- составлено техническое задание на разработку системы защиты данных;

- установлена парольная защита к доступу информации на компьютерах сотрудников архивного управления и ГКУ КО ГАКО;

- закуплены и установлены сертифицированные средства защиты внешних каналов связи – сетевой экран;

- составлено заключение о степени защиты информации в архивном управлении.

Внесены изменения в Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности архивного управления (приказ начальника управления от 15.08.2012 № 56).

С целью обмена опытом и выработки основных направлений деятельности архивных органов и учреждений начальник архивного управления (С.Н. Добрыдин), сотрудники государственных архивов в течение года приняли участие в заседаниях:

- научно-методического совета Сибирского федерального округа (Томск, сентябрь);

- Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Московская обл., октябрь);

- РОИА (Московская область, октябрь);

- Кемеровского областного отделения РОИА (в течение года);

- Общественной палаты Кемеровской области по вопросам сохранения культурно-исторического наследия и патриотического воспитания молодежи.

 

 

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

 

         В отчетном году продолжена работа в государственных и муниципальных архивах по обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов.

2.1. Укрепление материально-технической базы архивов

В связи с 100% загруженностью ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке архивное управление совместно с Комитетом по управлению госимуществом Кемеровской области в течение года решали вопрос о выделении архиву дополнительных площадей. На сегодняшний день решается вопрос об оформлении технической документации и передачи здания общей площадью 1238 кв. из федеральной в областную собственность.

Увеличилась площадь архивохранилищ в 3 муниципальных архивах за счет выделения двум архивам дополнительных помещений (78,4 кв. м) и передачи в оперативное управление цокольного этажа архиву г. Кемерово (349 кв. м).

Для проведения плановой работы по улучшению материально-технической базы и снижения рисков возникновения чрезвычайных ситуаций в государственных архивах утверждена ведомственная целевая программа «Развитие архивного дела в Кемеровской области» на 2012-2014 годы (приказ начальника управления от 20.02.2012 № 7) (далее – ВЦП). Программой определена реализация следующих основных мероприятий:

 

 

Наименование

мероприятий

 

Описание мероприятия

1.

Установка пожарной сигнализации и автоматической системы пожаротушения в архивохранилищах

Выполнение проектно-сметной документации.

Закупка, монтаж и пуск в эксплуатацию пожарной сигнализации и современной автоматической системы пожаротушения

2.

Обеспечение охранного режима зданий

Оплата технического обслуживания пожарно-охранной сигнализации, видеонаблюдения, полицейских постов

Приобретение пожарных гидрантов и установка огнеупорных дверей, окраска стен огнестойкими материалами

3.

Оснащение  зданий средствами первичного хранения и оборудования для ремонта документов

Приобретение современных металлических стеллажей и стеллажей закрытого типа, закупки архивных коробок, папок, расходных материалов

4.

Проведение капитального и текущего ремонта зданий и архивохранилищ

Замена электросетей, выполнение проектно-сметной документации на замену электросетей;

ремонт  кабинетов, хранилищ, подвала, парапета;

замена оконных блоков, дверей

 

5.

Поддержание нормативных требований температурно-влажностного, светового, гигиенического  режимов хранения документов

Приобретение контрольно-измерительных приборов составление смет на приобретение системы кондиционирования, закупка и монтаж системы кондиционирования,

ремонт вентиляционной системы, ремонт теплоузла

6.

Создание необходимых  рабочих условий для сотрудников госархивов

Оснащение рабочих кабинетов офисной мебелью, оборудованием

 

Расчет расходов на мероприятия ВЦП производился в соответствии с показателями объема бюджетных ассигнований областного бюджета на содержание государственных и муниципальных архивных учреждений, утвержденных Законом Кемеровской области  «Об областном бюджете на 2012 год и на плановый период 2013 и 2014 годов» и плановыми расходами государственных архивов Кемеровской области на 2012-2014 годы. Общий объем планируемых расходов по ВЦП составил 103,3 млн. рублей, в т. ч. по годам:

2012 год – 43,3 млн. руб;

2013 год – 30 млн. руб;

2014 год – 30 млн. руб.

В 2012 году финансирование из областного бюджета мероприятий ВЦП осуществлено в полном объеме. Работа по реализации мероприятий ВЦП отражена далее в тексте отчета.

Во исполнение Поручения Губернатора Кемеровской области А.Г. Тулеева         в связи с аварией в государственном архиве Калининградской области в феврале 2012 года, повлекшей гибель свыше 40 тысяч дел, во всех муниципальных архивах области проведены проверки технического состояния электрических сетей, систем тепло-водоснабжения и охранно-пожарной безопасности помещений (март-июнь). Акты проверок представлены в архивное управление. Проведен анализ ситуации, результаты которого представлены Заместителю Губернатора – руководителю аппарата Администрации Кемеровской области. По результатам проверок в муниципальных архивах проведен комплекс мероприятий, который отражен в тексте отчета в подразделе «Соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов».

В соответствии с программой энергосбережения в течение года  проводилась замена и ремонт тепловых узлов, отопительной системы в трех государственных архивах.

В ГКУ КО ГАКО также проведены:

- замеры параметров электрической сети зданий архива;

- поверка приборов учёта воды, манометров системы отопления, счётчиков потребления тепловой энергии;

- обучение персонала, ответственного за эксплуатацию теплоэнергоустановок и дежурного электрослесаря.

Заменен узел холодного водоснабжения, электросчетчик и проведена поверка трансформаторов в госархиве документов по личному составу в г. Кемерово.

Проведены косметические и капитальные ремонты рабочих кабинетов и архивохранилищ в 3 государственных и 12 муниципальных архивах.

2.2. Проведение тематических проверок по вопросам обеспечения сохранности архивных документов

В течение года архивным управлением проведены проверки в 3-х государственных и 6 муниципальных архивах. Итоги проверок рассмотрены на заседаниях коллегии архивного управления и доведены до сведения глав муниципальных образований. Рекомендации, данные в ходе проверок, в основном выполняются.

         Проведены две плановые проверки по вопросам организации обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования ГКУ КО ГАКО:

- Департаменте строительства Кемеровской области;

- Департаменте промышленности, торговли и предпринимательства Кемеровской области.

Результаты проверок заслушаны на расширенном заседании ЭПК архивного управления (25.05.2012). Решения ЭПК по данным вопроса выполняются и находятся на контроле.

 

2.3. Соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов.

Противопожарный режим

По состоянию на 01.01.2013 оснащенность пожарной сигнализацией в муниципальных архивах составляет 83% (2011 г. – 73%), в государственных архивах – 75% (показатель с 2011 г. не изменился). 

Наиболее активная работа по соблюдению противопожарного режима и выполнению предписаний выданных в результате проведения выше обозначенных проверок велась в 4 государственных и 17 муниципальных архивах. В этом направлении проведен комплекс мероприятий:

установлена охранно-пожарная сигнализация в 4 муниципальных архивах, пожарная сигнализация - в 2 архивах;

составлена проектно-сметная документация на установку автоматической системы пожаротушения в ГКУ КО ГАКО и пожарной сигнализации в ГКУ КО «ГАКО в г. Новокузнецке». Монтажные работы запланированы на 2013-2014 гг.

приобретены дополнительные порошковые огнетушители в 3 муниципальных архивах и 2 госархивах, плановую проверку и перезарядку огнетушителей провели в 2 государственных и 1 муниципальном архиве;

установлено аварийное электроосвещение в одном муниципальном архиве;

в муниципальном архиве г. Осинники проведена пропитка чердачных помещений противопожарным составом и установлен наружный пожарный гидрант в колодце;

в двух госархивах документов по личному составу в течение года устранены все нарушения, выявленные контролирующими органами в сфере соблюдения пожарной безопасности, в том числе: проведена огнезащитная обработка стен в хранилищах, приобретены средства индивидуальной защиты, проведены испытания внутренних противопожарных водопроводов, ревизия и наладка противопожарной арматуры,  установлены противопожарные двери в архивохранилищах и электрощитовых;

установлены новые безопасные современные потолочные светильники и жаростойкие металлические двери в 4 муниципальных архивах;

разработаны и утверждены инструкции по действиям работников в случае возникновения чрезвычайной ситуации и план эвакуации сотрудников при возникновении пожара в 4 муниципальных архивах;

проведен инструктаж сотрудников о мерах безопасности при угрозе возникновения пожара, чрезвычайной ситуации, террористических актов в 4 государственных и 6 муниципальных архивах;

прошли обучение по программе пожарно-технического минимума 5 работников 2 муниципальных архивов;

краткосрочное обучение по программе ГО и ЧС прошел 1 сотрудник архивного управления.

Охранный режим.

По состоянию на 01.01.2013 степень оснащенности охранной сигнализацией муниципальных архивов составляет 83% (в 2011 г. – 83%), государственных архивов – 75% (в 2011 г. – 50%). За отчетный год система охранной сигнализации установлена в госархиве документов по личному составу в г. Кемерово.

Также в рамках выполнения мероприятий по обеспечению охранного режима и выполнения рекомендаций контролирующих органов и архивного управления проведен дополнительный  комплекс мероприятий:

заключены государственные контракты с территориальными управлениями (отделами) вневедомственной охраны МВД РФ на оказание услуг по круглосуточной  охране государственных архивов;

в ГКУ КО ГАКО на постах охраны установлена кнопка экстренного вызова полиции;

установлены системы наружного видеонаблюдения в госархиве документов по личному составу в г. Кемерово и 2 муниципальных архивах.

Температурно-влажностный режим.

         С этой целью приобретены и установлены:

кондиционеры и приточно-вытяжная вентиляция в ГКУ КО ГАКО и одном муниципальном архиве;

психрометры в 3 муниципальных архивах;

жалюзи в ГКУ КО ГАКО и 5 муниципальных архивах. 

Санитарно-гигиенический режим

В ГКУ КО ГАКО в плановом порядке проведена дератизация помещений архива.

Всеми архивами проводилась регулярная работа по обеспыливанию архивных документов в архивохранилищах.

 

2.4. Обеспечение физической сохранности документов.

         Реставрация архивных документов

Работа по реставрации документов проводилась как в плановом порядке, так и в ходе проведения проверок наличия и состояния документов, научно-технической обработки документов в 4 государственных архивах и в 12 муниципальных архивах.

Показатели по реставрации архивных документов за 2012 год следующие:

Количество дел/листов, прошедших реставрацию,

в том числе:

2621/103384

государственные архивы: дел/листов

1320/95803

муниципальные архивы:   - дел/листов

1301/7581

 

Физико-химическая и техническая обработка документов

За отчетный период подшито и переплетено 11 869 ед.хр., в том числе:

- в государственных архивах – 2158 ед.хр.;

- в муниципальных архивах – 9711 ед.хр.

Наиболее активно эту работу проводили ГКУ КО ГАКО, госархив документов по личному составу в г. Кемерово и 8муниципальных архивов.

 

Картонирование и перекартонирование дел

Наиболее активно данную работу проводили 4 государственных и 16 муниципальных архивов.

Показатели картонирования дел за 2012 год следующие:

Количество закартонированных дел,

в том числе

71522

государственные архивы

28934

муниципальные архивы

42588

Всего по состоянию на 01.01.2013 в государственных архивах закартонировано 97%, в муниципальных архивах – 73% от общего объема дел, хранящихся в архивах.

 

2.5. Размещение архивных документов в архивохранилищах

Для размещения поступивших на хранение архивных документов в течение года в 4 государственных и 10 муниципальных архивах установлено соответственно 295 и 1199 пог. м металлических стеллажей.

Общая протяженность металлических стеллажей по состоянию на 01.01.2013 составляет:

- в государственных архивах – 24901 пог.м. – 90% от общего показателя протяженности стеллажей в госархивах области;

- в муниципальных архивах – 21730,5 пог.м. – 78% от общего показателя протяженности стеллажей в муниципальных архивах области.

С целью рационального размещения фондов и высвобождения свободных площадей, а также в связи с ремонтом архивохранилищ, установкой новых стеллажей, и переездом в новые помещения в государственных архивах перемещено 18000 ед.хр., в 7 муниципальных архивах - 42467 ед.хр.

 

2.6. Проверки наличия и физического состояния архивных документов

Количество дел, прошедших проверку наличия и физического состояния за 2012 год,

В том числе:

147567

в государственных архивах

80221

в муниципальных архивах

67346

Например:

- госархив документов по личному составу в г. Междуреченске, в связи с перемещением и большим объемом вновь поступивших архивных документов, провел внеплановую валовую проверку наличия и состояния архивных документов – это более 34500 дел;

- госархив документов по личному составу в г. Кемерово проверил 25325 ед.хр., что составляет 16 % от общего объема дел, хранящихся в архиве.

По результатам проверок в государственных и муниципальных архивах составлены акты и листы проверок, карточки учета необнаруженных документов, акты об необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, производились отметки в карточках картотеки учета состояния архивных документов.

 

2.7. Выявление уникальных и особо ценных документов

Плановая работа по выявлению особо ценных и уникальных документов проводилась в ГКУ КО ГАКО. Полистно в полном объеме просмотрены документы 2 фондов объемом 46 ед.хр., 13372 листов. Особо ценных и уникальных документов в данных фондах не выявлено.

За отчетный период в региональный реестр уникальных документов включен 1 документ – проект планировки города Щегловск (пояснительная записка с приложением) за 1931 год из фонда ГКУ КО ГАКО «Плановая комиссия Кемеровского горисполкома». В документе дается полное описание уровня развития промышленности, транспортной системы, социальной сферы, состава населения города, список существующих в городе предприятий по состоянию на 1931 год.

По состоянию на 01.01.2013 в региональный реестр уникальных документов включено 3 документа, один из них является физически обособленным делом.

 

2.8. Ведение государственного учета архивных документов

Работа по учету документов в государственных и муниципальных архивах велась в основном в традиционном виде: проводилась проверка состава документов в делах фондов, экземплярности описей, составлялись карточки фондов, своевременно вносились изменения в основные и вспомогательные учетные документы.

Наиболее активную работу по ведению госучета проводили все государственные архивы и 11 муниципальных архивов. 

Полная выверка  документов  госучета проведена в госархиве документов по личному составу в г. Междуреченске.

В ГКУ КО ГАКО продолжена работа по ведению вспомогательного учета в электронном виде, а именно:

разработан и внедрен в работу электронный реестр учета документов, нуждающихся в реставрации;

продолжена работа по заполнению электронных паспортов архивохранилищ;

заполнялись электронные реестры описей дел по личному составу, личного происхождения, фотодокументов.

По состоянию на 01.01.2013 объем описей дел постоянного хранения и по личному составу в государственных архивах составляет 10512, из них в полном комплекте – 10453 (99,4%). Неполную комплектацию составляют описи дел управленческой документации и фотодокументов в государственных архивах. В муниципальных архивах все описи сформированы в полном комплекте. В течение 2013-2014 гг. вопрос о комплектации описей дел в государственных архивах будет решен в полном объеме.

Разработаны Порядок и схема организации учета архивных документов в госархивах документов по личному составу.

Архивный отдел администрации Крапивинского района продолжил  работу по созданию реестра архивных документов, хранящихся в библиотеке и краеведческом музее района.

Все государственные и муниципальные архивы представили в архивное управление сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорта архивов.

В течение года велась работа по внедрению и ведению версии 4.3. отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (далее – ПК «АФ»).

Ввод данных в ПК «АФ» велся в 2-х государственных архивах (ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке) и  в 3 муниципальных архивах городов Новокузнецк, Кемерово, Осинники.

Всего за год введено:

- в государственных архивах – 138 фондов, 12285 ед.хр.;

- в муниципальных архивах - 188 фондов, 43439 ед.хр.

Малочисленность муниципальных архивов, внедривших новую версию ПК «АФ», объясняется отсутствием требуемого программного и технического обеспечения, квалифицированных специалистов в области информационных технологий.

Архивные отделы Топкинского и Чебулинского муниципальных районов в отчетном году не предоставили данные по заполнению ПК «АФ» в связи с неправильной конвертацией данных из версии 4.1. в версию 4.3. Данные при конвертации были утеряны, поэтому показатели за 2012 год уменьшились на 24 фонда. 

По состоянию на 01.01.2013 в ПК «АФ» введено 4704 фондов (49%), 10432 описи (57%), 150945 ед.хр. (6%), из них:

- в государственных архивах – 4459 фондов, 9489 описей, 99160 ед.хр.;

- в муниципальных архивах - 245 фондов, 943 описи, 51785 ед.хр.

На современном этапе, информация внесенная в ПК «АФ», используется специалистами архивов как справочная информация о составе и содержании документов на уровне фонда и описи дел. Для пользователей доступ к ПК «АФ» не предоставлен в связи с незавершенностью работы по вводу данных и проведением работ по выверке уже введенных данных в более ранние версии программы.

В 2 государственных архивах ведется 7 вспомогательных учетных баз данных:

  1. Регистрация исследователей;
  2. - Регистрация тематических запросов;
  3. - Регистрация социально-правовых запросов;
  4. - Регистрация запросов генеалогического и биографического характера;
  5. - Учет каталогизации фондов и единиц хранения;
  6. - Анализ состава и учета НСА;
  7. - Сведения ЦФК
 
 
 
 
 
 

 

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации,

организационно-методическое руководство  архивами организаций и организацией  документов в делопроизводстве учреждений и предприятий

 

3.1. Комплектование архивов документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами

В течение  года государственные и муниципальные архивы, продолжили работу по формированию Архивного фонда Российской Федерации. Работа проводилась в соответствии с утвержденными планами и графиками.

Количество принятых на хранение дел за 2012 год составило (ед.хр.),

в том числе:

66666

в государственных архивах:

27759

в муниципальных архивах:

38907

а) Количество принятых за год на хранение дел постоянного хранения составило:

21437

в государственных архивах

8028

из них в ГКУ КО ГАКО

7858

в муниципальных архивах

13409

б) Количество принятых на хранение дел по личному составу составило:

45229

в государственных архивах

19731

в муниципальных архивах

25498

Показатель по приему документов постоянного хранения в государственные архивы остался на уровне 2011 г. (2011 г. – 8053 ед.хр.).

По сравнению с 2011 г. почти на 2 тысячи ед.хр. вырос показатель по приему документов постоянного хранения в муниципальные архивы (2011 г. – 11682 ед.хр.).

Наиболее активную работу по приему документов управленческой документации вели ГКУ КО ГАКО и 7 муниципальных архивов.

Например, муниципальные архивы городов Кемерово, Ленинска-Кузнецкого продолжили работу по формированию фондов-коллекций музейных предметов. За отчетный год принято на хранение 846 музейных предметов.

В прошедшем году большое внимание вопросу комплектования документами личного происхождения уделяли в 2 государственных и 7 муниципальных архивах. По сравнению с 2011 г. показатель приема документов личного происхождения вырос почти в два раза.

Всего в течение года на хранение поступило 3663 ед.хр. личного происхождения, в том числе:

- 1059 ед.хр. – в государственные архивы (2011 г. – 763 ед.хр.);

- 2604 ед.хр. – в муниципальные архивы (2011 г. – 1609 ед.хр.). 

Принято от граждан и организаций 943 ед. хр. фотодокументов за 1929-2012 гг., в том числе:

- 160 ед.хр. поступило в государственные архивы;

- 783 ед.хр. – в муниципальные архивы.

         В течение года работу по приему фотодокументов проводили в 2 государственных и 12 муниципальных архивах.

По сравнению с 2011 г. показатель по приему фотодокументов снизился (2011 г. – 1052 ед.хр.).

         Прием НТД в отчетном году проводил ГКУ КО ГАКО. Всего принято 53 ед.хр. На сегодняшний день это единственный в области архив, ведущий прием НТД.

         Также в ГКУ КО ГАКО принято от организаций 450 ед.хр. МЧД.

В МБУ «Городской архив» г. Кемерово велся прием видеодокументов (4 ед.хр. за 2008-2011 гг.) и фонодокументов (3 ед. хр. за 1995-2010 гг.).

По-прежнему государственными и муниципальными архивами принимается большой объем документов по личному составу ликвидированных организаций (см. таблицу выше). При этом наибольший объем документов по личному составу приняли госархивы документов по личному составу и 6 муниципальных архивов.

Например, госархив документов по личному составу в г. Междуреченске принял более 4 000 ед.хр., госархив документов по личному составу в г. Кемерово принял 6376 ед.хр. от 21 ликвидированной организации.

При этом в госархиве документов по личному составу в г. Кемерово количество фондов за отчетный год увеличилось на 195 фондов, в том числе 178 фондов образованы в результате перефондирования объединенного архивного фонда, который формировался в 90-х гг. и включал более 25 тысяч дел по личному составу ликвидированных организаций области.

 

3.2. Работа с источниками комплектования

В отчетном году была продолжена работа по пересмотру и согласованию списков организаций и граждан – источников комплектования государственных                         и  муниципальных архивов.

Составлены и согласованы 21 список организаций – источников комплектования муниципальных архивов в количестве 515 организаций.

Согласованы 11 списков граждан-источников комплектования муниципальных архивов и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке.

Из списка организаций – источников комплектования ГКУКО ГАКО исключены 11 организаций - ликвидированные и реорганизованные организации, не имеющие документальной задолженности, включены в список 12 организаций - отраслевые исполнительные органы власти Кемеровской области и организации подведомственные им. В список граждан – источников комплектования ГКУКО ГАКО включены 3 человека.

С целью пополнения архивного фонда архивы используют различные формы для привлечения потенциальных источников комплектования. Например:

в архиве г. Осинники проводились, ставшие уже традиционными, круглые столы с гражданами и общественными организациями. В отчетном году прошли встречи с ветеранами войны и труда, участниками локальных войн и вооруженных конфликтов. Также осинниковские архивисты постоянно обращаются через средства массовой информации к горожанам с просьбой помочь в формировании фондов по истории города и его людях.

для формирования фонда-коллекции по истории Крапивинского района архивный отдел администрации района сотрудничает с управлением образования, краеведческим музеем и Советом ветеранов.

Государственными и муниципальными архивами осуществлялись методическая и практическая помощь организациям– источникам комплектования по вопросам архивного дела, улучшению нормативно-методической базы архивов организаций, экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организаций. В результате проделанной работы на заседаниях ЭПК архивного управления рассмотрены, согласованы и утверждены документы 884 организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов:

- 47 номенклатур дел;

- 15 положений об экспертной комиссии организации;

- 11 положений об архиве организаций;

- 9 актов о выделении к уничтожению 2161 дела за 1993-2006 гг.;

- Перечень электронных документов Управления Федеральной  службы государственной регистрации, кадастра  и картографии по Кемеровской области;

Также на заседаниях ЭПК архивного управления заслушаны 17 сообщений по темам:

- обеспечение сохранности документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов;

- о результатах работы по проверки наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных документов в государственных архивах;

- о выполнении графиков согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи дел в государственных архивах;

- о работе ЭПК архивного управления, ЭМК государственных архивов;

- о работе с федеральными организациями;

- о работе ГКУКО ГАКО по описанию документов личного происхождения.

В течение года сотрудники ГКУ КО ГАКО приняли участие в открытом заседании экспертной комиссии ГБУЗ КО «Областной клинический госпиталь для ветеранов войн» по вопросам рассмотрения положения о работе постоянно действующей экспертной комиссии госпиталя, тематических проектов приказов по делопроизводству и архивному делу организации и о внедрении номенклатуры дел.

Также ГКУКО ГАКО была оказана не только методическая, но и практическая помощь организациям, в том числе проведена научно-техническая обработка 957 дел четырех организаций.

В целях улучшения состояния архивного дела в организациях – источниках комплектования проведено 158 комплексных и тематических проверок, в ходе которых оказывалась методическая и практическая помощь по упорядочению документов, составлению номенклатур дел. По окончанию проверок составлялись акты и справки. Результаты заслушивались на заседаниях ЭПК, коллегий администраций, аппаратных совещаниях и доводились до сведения руководителей организаций.

В течение года проведено 57 методических семинаров и более 4000 консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства в организациях. Так, например:

архивные отделы администраций Мариинского и Топкинского районов организовали семинар с главами сельских поселений и ответственными за архив поселений по вопросам делопроизводства, архивного дела и порядка рассмотрения обращений граждан.

в архивном отделе администрации Крапивинского района проводились практические занятия по оформлению архивных дел, составлению описей дел, а также деловые игры и индивидуальные стажировки.

в архивах г. Кемерово и Крапивинского района к семинарам подготовлены тесты и методические разработки, такие как: инструкция по организации работы ЭК организации, методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу.

архивный отдел администрации г. Кемерово провел обучающий семинар с работниками МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в городе Кемерово» по вопросу оказания муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций на основе архивных документов.

Фактически все муниципальные архивы провели семинары о внедрении в работу нового Перечня.

В целях контроля за организацией обеспечения сохранности и учета документов в организациях – источниках комплектования архивов проведена ежегодная работа по паспортизации архивов организаций – источников комплектования. Паспортизацию прошли 1066 архивов организаций.  В целом наблюдается положительная динамика. Так, по сравнению с 2011 г., уменьшился показатель хранящихся в организациях документов постоянного срока хранения, увеличился показатель по упорядочению документов, как постоянного срока хранения, так и по личному составу, значительно увеличилось количество штатных работников ведомственных архивов и наличие специальных помещений под архивы.

На основании решения ЭПК архивного управления:

1) федеральные организации, расположенные на территории Кемеровской области, исключаются из списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов и включаются в список потенциальных источников комплектования государственных архивов;

2) архивные документы постоянного хранения, образовавшиеся в делопроизводстве  федеральных организаций по 2004 год включительно, могут быть переданы на хранение на безвозмездной основе в государственные архивы.

Разработано новое соглашение о взаимодействие архивного управления, государственных архивов и федеральных организаций в области архивного дела и делопроизводства, в соответствии с которым федеральным организациям будет оказываться методическая и практическая помощь на возмездной и безвозмездной основе. На ЭПК управления будут рассматриваться номенклатуры дел организаций.

В течение года продолжено заполнение базы данных «Источники комплектования архива» в ГКУ КО ГАКО и 9 муниципальных архивах. Ведены сведения по 42 организациям – источникам комплектования. Всего по состоянию на 01.01.2013 введено 420 организаций общим объемом 560 Кб.

 

4. Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов.

 

В отчетном году продолжалась работа по следующим направлениям:

 

4.1. Описание архивных документов.

Государственными архивами в течение года описано 3741 ед.хр., в том числе:

- 1882 ед. хр. управленческой документации;

- 770 ед. хр. личного происхождения;

- 29 ед. хр. фотодокументов;

- 1060 ед. хр. по личному составу;

В муниципальных архивах описано 20891 ед.хр., в том числе:

- 10152 ед. хр. управленческой документации;

- 2457 ед. хр. личного происхождения;

- 908 ед. хр. фотодокументов;

- 6528 ед. хр. по личному составу;

- 846 ед.хр. музейных предметов.

 

4.2. Каталогизация архивных документов.

По состоянию на 01.01.2013 в государственных архивах закаталогизировано 518 фондов, 192591 ед.хр., составлено 208222 карточки, из них включено в каталоги 63865 карточек (30%) (более подробные данные по каталогизации отражены в сводном паспорте государственных архивов).

В течение года работу по каталогизации среди государственных архивов проводил только ГКУКО ГАКО. 

В муниципальных архивах закаталогизировано 358 ед. хр., составлено и включено в каталоги 5800 карточек. Наиболее активно в этом направлении вели работу 6 муниципальных архивов.

В государственных и муниципальных архивах велись картотеки по следующим тематикам:

- знаменательные даты;

- ликвидированные предприятия;

- история предприятий, учреждений и организаций;

- сведения о награждении граждан;

- выделение земли под строительство;

- документы личного происхождения;

- научно-техническая документация.

В архивном отделе администрации Крапивинского муниципального района картотека награждениям граждан ведется в электронном виде.

 

4.3. Усовершенствование и переработка описей дел постоянного хранения.

В государственных архивах работу по усовершенствованию и переработки описей проводил только ГКУКО ГАКО. Переработаны 2 описи дел постоянного хранения 2 фондов объемом 1758 ед.хр.

В муниципальных архивах переработаны и усовершенствованы описи дел постоянного хранения объемом 1829 ед.хр. Переработкой описей занимались архивисты 7 муниципальных архивов.

В ходе упорядочения, приема документов на хранение, выверки учетной документации муниципальными архивами проводилась работа по составлению и дополнению исторических справок к архивным фондам, составлялись предисловия к описям постоянного хранения, фотодокументов, личного происхождения и по личному составу.

 

4.4. Подготовка справочных изданий.

В соответствии с планом-проспектом и планом-графиком работы по подготовке Путеводителя по фондам ГКУ КО ГАКО. Часть 2, а также планом научно-исследовательской работы на 2012 год в ГКУ КО ГАКО продолжена работа над путеводителем. Составлены характеристики к268 фондам, из них сформировано 8 разделов путеводителя.

В 2012 г. в государственных и муниципальных архивах начата работа по составлению путеводителя и краткого справочника по документам  по личному составу архивов (срок сдачи - июнь 2013 г.).

Для тематического перечня по документам ГКУ КО ГАКО о Великой Отечественной войне выявлено 857 документов за 1943 год.

В отчетном году продолжена работа по составлению и изданию ежегодного справочно-информационного издания «Хронограф Кузбасса».

4.5. Выставочная деятельность 

В течение года государственными и муниципальными архива Кемеровской области подготовлено 62 документальных выставки, посвященные 70-летию образования Кемеровской области, 210-летию Министерству финансов РФ, 90-летию пионерской организации, юбилейным и памятным датам городов и районов области, том числе:

в государственных архивах - 12 выставок, из них:

- в ГКУ КО ГАКО -11.

в муниципальных архивах -  49 выставок, из них:

-  архив г. Осинники - 10 выставок, посвященных почетным гражданам города и области, юбилею города, ветеранам Великой Отечественной войны.

- МБУ «Городской архив» г. Кемерово – 3 выставки.

Выставки посетило 3452 человека, проведено 73 экскурсии.

С сентября по октябрь 2012 г. архивисты ГКУ КО ГАКО провели передвижную документальную выставку в 5 городах и районах области. В организации областной выставки приняли участие муниципальные архивы. Например, архив г. Осинники подготовил к открытию областной выставки экспозицию «Осинниковцы – Почетные граждане Кемеровской области», в Тяжине – «Люди земли Тяжинской», в Тисуле - «Тисуль – вчера, сегодня» и др.

 

4.6.Инициативное информирование

В отчетном году государственные и муниципальные архивы продолжили работу по инициативному информированию государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан путем направления им информационных писем, связанных с юбилейными и памятными датами. В связи с этим, были направлены 204 информационных письма, в том числе:

- государственными архивами – 7 писем;

- муниципальными архивами – 196 писем.

Только для органов государственной власти и местного самоуправления архивистами государственных и муниципальных архивов подготовлены 112 информационных мероприятий о юбилейных и памятных датах органов власти, муниципальных образований и организаций, о составе и содержании архивных документов, в том числе:

197 информационных писем;

9 документальных выставок;

5 календарей знаменательных дат для администраций 5 муниципальных образований.

Также в муниципальных архивах была продолжена работа по формированию и наполнению альбомов, документальных коллекций по истории родного края, учреждений и организаций в ходе работы по подготовке выставок, проведения встреч с гражданами, представителями общественных организаций, исполнения запросов. Так, например:

В архивном отделе администрации г. Кемерово оформлены 4 альбома по темам:

- «Руководители исполнительных и представительных органов местного самоуправления г. Кемерово»;

- «Почетные граждане г. Кемерово»;

- «Площади и памятники города»;

- «Улицы, переулки, площади, скверы города».

В архивном отделе администрации Крапивинского района оформлены и продолжают заполняться 5 альбомов по темам:

- история церквей Крапивинского района;

- коллекция писем-запросов по истории района;

- «Руководители района»;

- «Номенклатурные работники района»;

- фотоальбомы по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления».

4.7. Работа со студентами, учащимися, организация уроков, встреч с общественностью

В государственных и муниципальных архивах в отчетном году была продолжена работа с учащимися двух профильных общеобразовательных школ  и студентами 3 областных ВУЗов

За  год на базе государственных архивов архивную практику прошло более 50 человек, для них проведено:

- 3 лекции

- 73 экскурсии, в том числе 4 по архиву,

- 4 практикума для студентов,

1-презентация архива.

В муниципальных архивах прошли  практику 21 студент из горнотехнических колледжей (специальность «Архивоведение и делопроизводство»), Кемеровского и Томского государственных университетов. Для практикантов прочитано 3 лекции.

 

4.8. Работа со средствами массовой информации

В течение года государственные и муниципальные архивы продолжили работу со средствами массовой информации.

Государственными архивами за год подготовлено 40 теле- радиопередач, 23 публикации в периодических изданиях, для сравнения: в 2011 г. - 28 теле- радиопередач, опубликовано 19 статей. Например, 20 телепередач и сюжетов были посвящены областной акции «Память» (организатор - ГКУ КО ГАКО), в 9 теле- радиопередачах освещались документальные выставки, в том числе об открытии  передвижной выставки ГКУ КО ГАКО, посвященной 70-летию Кемеровской области. В областных средствах массовой информации были организованы специальные юбилейные рубрики, такие как: «Летопись земли Кузнецкой», «Кузбасс юбилейный».

В муниципальных архивах подготовлено 30 телесюжетов и передач, 50 статей, очерков и заметок для периодической печати и различных сборников, в 2011 г. - 23 телерадиопередачи и 19 статей. Наиболее активно данную работу проводили 17 муниципальных архивов.  

Большинство телепередач и статей, подготовленных муниципальными архивами были посвящены архивной службе, вопросам обеспечения сохранности, об оказываемых архивами услугах, документальным выставкам, юбилейным датам, известным людям городов и районов Кемеровской области, празднованию Дня Победы в Великой Отечественной войне, Дня шахтера, юбилеям городов и районов.

 

4.9. Организация работы читальных залов архивов

С целью оказания помощи в подборе документов и работе с ними пользователям читальных залов оказывалась практическая помощь в выявлении информации. Предоставлялся весь комплекс НСА архива, обеспечивался доступ к информации через автоматизированные информационно-поисковые системы.

В течение года читальные залы государственных архивов посетило 199 пользователей, из них: общее количество посещений составило 1890.

На каждого нового исследователя в читальном зале заведено 58 личных дел, по заявкам посетителей подготовлено 3140 листов копий архивных документов (в 2011 г.-868), выдано 12585 ед. хр. (в 2011 г. - 12328 ед. хр.).

Темы исследований, проводимых по архивным документам, можно разделить на несколько блоков:

1. Развитие промышленности Кузбасса;

2. История учреждений культуры Кузбасса;

3. История семьи.

История семьи, составление родословной по-прежнему остается наиболее востребованной среди пользователей архивной информации.

В соответствии с Правилами учёт количества исследователей, посещений ими читальных залов ГКУ КО ГАКО ведётся в журналах регистрации исследователей и их личных дел, регистрации посещений читального зала. Ведется картотека учёт исследователей и тематики исследований, составлено 94 тематических и алфавитных карточек. В читальном зале ведётся также и база данных регистрации исследователей;

В муниципальных архивах также продолжена работа с исследователями. К архивным документам обращаются сотрудники музеев, библиотек, журналисты, студенты, учителя и др. Основные темы исследований – история городов, районов, образования, здравоохранения, о Героях Социалистического Труда, комсомоле, первых руководителях городов или районов. В течение года в читальных залах организована работа 660 исследователей, которым выдано 2231 ед.хр.

 

4.10. Обеспечение потребности общества в архивной информации путем исполнения запросов

Одним из наиболее востребованных и трудозатратных направлений в деятельности архивных органов и учреждений Кемеровской области остается исполнение запросов, поступающих в архивы от граждан и организаций.

В течение года запросы поступали как в традиционном, так и в электронном виде через Интернет-приемные, которые размещены на сайтах архивного управления, государственных и муниципальных архивов, администраций городов и районов.

Также в отчетном году  архивное управление и государственные архивы подписали соглашения об электронном информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда РФ по Кемеровской области и его территориальными управлениями. Данное взаимодействие осуществляют 4 муниципальных архива.

Всего за истекший год в государственные и муниципальные архивы поступило 101597 запросов социально-правового характера, из них исполнено  с положительным результатом 79400 запросов, в том числе:

- в государственные архивы поступило 21577 запросов (в 2011 г. - 29411), исполнено с положительным результатом 15185 (в 2011 г. – 25949);

- в муниципальные архивы - 80020 запросов (в 2011 г. – 75235), из них с положительным результатом - 64215, (в 2011 г. – 61852)

Тематических запросов поступило в государственные и муниципальные архивы 18064, из них:

- в государственные архивы – 2217.

- в муниципальные архивы – 15847.

Увеличивается количество обращений в архивы от судебных органов м органов прокуратуры (около 7 % от общего количества запросов).

Наблюдается увеличение запросов, исполненных с отрицательным результатом, главным образом из-за отсутствия документов. Подобные запросы часто поступали из областных территориальных управлений Пенсионного фонда РФ.

Третья часть от общего объема поступивших запросов в 2012 году составили запросы о начислениях по государственным страховым выплатам («Росгосстрах»). Например:

-  в госархив документов по личному составу по госстраху поступило около 2 000 запросов, что составило четвертую часть от общего количества поступивших в запросов.

- в архивном отделе администрации Прокопьевского городского округа зарегистрировано 14440 запросов, из них: 5750 запросов по страховым выплатам.

Для исполнения запросов некоторыми архивами привлекались временно неработающие граждане из центров занятости населения и студенты-практиканты.

4.13. Рассекречивание архивных документов

         Работа выполнялась в соответствии с Планом работы межведомственной комиссии Кемеровской области по рассекречиванию архивных документов на 2012 год и Перечнем архивных документов, планируемых к рассмотрению на предмет возможного рассекречивания в 2012 году. В 2012 году подлежали рассекречиванию документы ГКУ КО ГАКО.

         Экспертной группой ГКУ КО ГАКО просмотрены полистно документы по 24 описям , 2709 ед.хр.(156170 листов), все документы рассекречены в полном объеме (из них 2581 открыты без ограничения, 128 рассекречены, но ограничены в доступе, как содержащие конфиденциальную информацию). В первом квартале 2013 года перечень рассекреченных документов будет рассмотрен на заседании Межведомственной экспертной комиссии Кемеровской области по рассекречиванию архивных документов.

 

5.  Научно-исследовательская и методическая работа

 

Научно-исследовательская и методическая работа осуществлялась в соответствии с утвержденными планами. Специалисты архивного управления, государственных и муниципальных архивов принимали участие в различных научно - практических конференциях, краеведческих мероприятиях, занимались исследовательской деятельностью.

В соответствии с планом научно-исследовательской работы  на 2011-2015гг. в ГКУ КО ГАКО продолжена работа по  подготовке  Путеводителя по фондам советского и постсоветского периодов, разработаны и согласованы методические рекомендации по исполнению тематических запросов.

За отчетный период архивисты области приняли участие в 10 научных, научно-практических конференциях и чтениях, по итогам которых опубликовано 13 статей. Например:

 - в V Всероссийской научной конференции (г. Омск);

- в научно-практической конференции «Город Новосибирск и Новосибирская область – история и современность» (г. Новосибирск);

- в научной конференции «Диалог культур и цивилизаций» (г. Тобольск);

- в научных чтениях «Интеллектуальный и индустриальный потенциал регионов России» (г. Кемерово);

- в научной конференции «Актуальные проблемы исторических исследований: взгляд молодых ученых» (г. Новосибирск);

- в научно-практической конференции, посвященной 100-летию Копикуза

Стали не только участниками, но одними из организаторов Всероссийской научной конференции, посвященной 1150-летию российской государственности и 70-летию Кемеровской области: «Российская государственность: исторические ретроспективы и современность», проводимой в рамках международного симпозиума «Гуманитарные науки и образование в XXI веке» (г. Кемерово).

В течение года в государственных и муниципальных архивах продолжалось комплектование справочно-информационного фонда.

         Члены Научно-методического совета архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа (начальник архивного управления, директор, гл. хранитель фондов ГКУКО ГАКО) приняли участие в работе Совета в г. Томске (сентябрь), где выступили с докладами по вопросам информатизации архивной отрасли и внедрения Правил 2007 г.

 

6. Информатизация архивной отрасли

 

6.1. Реализация мероприятий долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирование элементов электронного правительства в Кемеровской области» на 2012-2014 гг. (далее – ДЦП)

В соответствии с мероприятиями ДЦП и объемом их финансирования архивным управлением в течение года были заключены 4 государственных контракта и договоры на общую сумму 4,5 млн. рублей на приобретение, поставку, монтаж и запуск оборудования и программного обеспечения для архивного управления и ГКУ КО «Государственный архив Кемеровской области» (далее – ГКУ КО ГАКО), в том числе:

- приобретен аппаратно-программный комплекс (серверное оборудование и программное обеспечение) для ГКУКО ГАКО;

- объединены в единую локальную сеть ГКУ КО ГАКО и архивное управление;

- приобретены и установлены 12 персональных компьютеров для пользовательских мест в читальный зал ГКУ КО ГАКО (на Ленина, 3а) и рабочих мест сотрудников архива;

- приобретены и установлены 2 сетевых МФУ и цветной лазерный принтер.

с целью обеспечения сохранности архивных документов переведенных в электронный вид:

- закуплены специальные DVD-диски для долговременного хранения информации;

- электронные образы архивных документов систематизированы и введены в программный комплекс DocuShare.

Все приобретенное по ДЦП оборудование и программное обеспечение используется в полном объеме и по назначению.

Денежные средства, выделенные на реализацию мероприятий ДЦП, освоены своевременно и в полном объеме в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами РФ и Кемеровской области.

Для координации работы по информатизации архивного дела архивного управления и государственных архивов создана рабочая группа при управлении (приказ начальника управления от 22.11.2012 № 70). В 2012 году прошло одно заседание группы, на котором утвержден план мероприятий по информатизации архивного дела на 2013 год.

6.2. Перевод архивных документов в электронный вид

  В соответствии с мероприятиями ДЦП в ГКУ КО ГАКО с марта 2012 г. началась плановая работа по оцифровке архивных документов на двух планетарных сканерах. С марта по декабрь 2012 г. оцифровано23 фонда, 900 ед.хр., в том числе:

- 638 ед. хр. на бумажной основе объемом 48907 листов (750903 образов);

- 262 ед.хр. (1343 образов) фотодокументов.

Объем созданного информационного массива составил 25000 Мб. Данные хранятся на сервере и лазерных дисках GoldArchiv DVD-R.

По состоянию на 01.01.2013 года в ГКУ КО ГАКО оцифровано 2173 ед.хр., из них: 638 ед.хр. - на бумажной основе и 1535 ед.хр. - фотодокументов, что составило 0,33% от общего объема дел постоянного хранения, подлежащих переводу в электронный вид в ГКУ КО ГАКО.

Сканирование архивных документов проводилось в полноцветном режиме на двух планетарных сканерах типа Элар ПланСкан форматов А3 и А1. Документы сохранены в трех форматах pdf, tiff,jpeg, djvu с разрешением 300 dpi - для бумажного носителя и 600 dpi - для фотодокументов. Формат tiff, используется для хранения оцифрованных документов на бумажной основе, jpeg – для оцифрованных фотодокументов, форматы PDF, djvu – для просмотра и осуществления поиска запрашиваемой информации.

По состоянию на 01.01.2013 в государственных и муниципальных архивах переведено в электронный формат и включено в ПК «АФ» 10432 описи дел (57% от общего кол-ва описей), из них:

- в государственных архивах – 9489 описей дел постоянного хранения;

- в муниципальных архивах - 943 описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Начата работа по записи электронных образов документов на лазерные диски долговременного хранения информации, а также ввод и систематизация оцифрованных документов в БД DocuShare. В базу данных внесены в систематизированном виде (в виде файловых папок: фонд-опись-дело) все документы, переведенные в электронный формат.

 

6.3. Внедрение информационно-коммуникационных технологий в архивном деле

         Основные показатели степени внедрения ИКТ в деятельность архивных органов и учреждений Кемеровской области в 2012 году следующие:

Архивный орган/учреждение

Количество ПК/серверов (в т.ч. объединенных в локальную сеть)

Имеющих доступ в Интернет

Использующих ПО (в т.ч. № версии  ПК «Архивный фонд»

Наличие IT-специалистов

Архивное управление

Кемеровской области

9/1 (9)

9

ПК «ФК»,

«Парус»

1

Государственные архивы Кемеровской области

77/2 (70)

70

ПК «АФ» 4.3;

DocuShare,

«1С Предприятие»

1

Муниципальные архивы Кемеровской области

133/1(80)

80

 

ПК «АФ» 4.1

нет

 

Из 228 рабочих мест специалистов и руководителей, работающих в государственных и муниципальных архивах, 219 рабочие места оснащены компьютерами. Показатель по сравнению с 2011 г. увеличился на 10%. При этом одновременно велась работа по обновлению и модернизации компьютерного оборудования.

На 50% увеличился показатель включения в локальную сеть автоматизированных рабочих мест работников государственных и муниципальных архивов. При этом в рамках реализации ДЦП «Развитие информационного общества и формирование элементов электронного правительства в Кемеровской области» объединены в единую локальную сеть два здания ГКУ КО ГАКО и архивное управление.

Показатель доступ к сети Интернет по сравнению с 2011 г. для государственных архивов вырос на 5%, муниципальных архивов – на 22%.

При этом отмечаем, что, несмотря на планомерное внедрение ИКТ в архивную отрасль, государственные и муниципальные архивы Кемеровской области не готовы к приему на постоянное хранение электронных документов, так как:

- отсутствуют свободные площади для создания специализированных архивохранилищ;

- обеспеченность архивов современной компьютерной техникой и программными продуктами остается на достаточно низком уровне.

В течение года проведен мониторинг уровня готовности организаций – источников комплектования госархивов к передаче на хранение электронных документов. В результате было выявлено, что в 28 (из 197 опрошенных) организациях действует система внутреннего электронного документооборота, из них только в 4 организациях действуют внутренние нормативно-правовые акты, регулирующие электронный документооборот. Временные рамки электронных документов ограничиваются 1999 – 2012 гг. В основном в организациях, в том числе и в органах власти, документы постоянного срока хранения создаются, хранятся и используются только на бумажном носителе из-за отсутствия технических и программных возможностей и специалистов в области информационных технологий.

В октябре 2012 г. архивисты ГКУ КО ГАКО приняли участие в семинаре – практикуме «Информационные технологии в архивном деле» (г. Пермь).

6.4. Ведение автоматизированного НСА

         В рамках информатизации в ГКУ КО ГАКО внедрена БД DocuShare, в которую включены не только оцифрованные документы, но и конвертированы данных из тематических БД« Метрические книги» и «Улицы городов Кузбасса». В результате количество БД ГКУ КО ГАКО уменьшилось на две БД и увеличилось на одну. По состоянию на 01.01.2013 года в госархиве ведется 8 тематических БД по архивным документам, объем которых составляет 47665 записей, 26859,5 Мб. 

15 тематических баз данных ведется в 6 муниципальных архивах: 13 - по управленческой документации и 2 - по личному составу, в том числе по документам о награждениях, отводах земельных участков, вводу в эксплуатацию жилья, о составе и содержании документов по личному составу.

За отчетный период муниципальными архивами в тематические базы данных введено 1342 ед.хр. общим объемом 45 Мб.

6.5. Развитие архивных сайтов

         В течение года продолжена работа по поддержке и наполнению сайтов архивного управления, 4 государственных и 2 муниципальных архивов. За год сайты посетило более 60 тысяч человек, из которых 80% составляют российские пользователи и 20% представители стран ближнего и дальнего зарубежья: Украина, США, Германия, Чехия, Болгария, Великобритания.

 

7. Работа с кадрами

 

7.1.         Численность и состав архивной службы

Численность архивной службы на 01.01.2013 составляет 289 человек, из них 228 человек – специалисты и руководители, в том числе:

- архивное управление – 8 человек;

- государственные архивы – 85 человек;

- муниципальные архивы – 135 человек.

Изменений штатной численности работников государственных архивов не произошло. Увеличилась на 5 человек численность муниципальных архивов в городах Калтан, Киселевск, Юрга (МБУ), Новокузнецк (2 человека), Новокузнецкий район (по 1 человеку).

В 2012 году сменились руководители 7 муниципальных архивов городов Анжеро-Судженска, Новокузнецка, Тайги, районов Таштагольского, Чебулинского, Юргинского.

Основной возрастной состав руководителей  муниципальных архивов от 30 до 55 лет. При этом 44% руководителей архивов имеют возраст от 30 до 49 лет, 49% - от 50 и старше, из них 33% - пенсионного возраста и только 9% имеют возраст до 29 лет.

7% от общего количества руководителей и специалистов составляют мужчины.

7.2.         Повышение квалификации

Во всех государственных и муниципальных архивах Кемеровской области занимались повышением квалификации сотрудников. Проходили семинары и практикумы по изучению нормативной правовой базы по вопросами архивного дела и делопроизводства, освещались темы по основным направлениям деятельности архивов.

В течение года в региональных  специализированных учебных центрах прошли краткосрочное повышение квалификации и переподготовку 5 руководителей и специалистов государственных архивов, начальник и 5 специалистов архивного управления по темам: охрана труда, действия при возникновении ГО и ЧС, защита информации, правовые основы государственного управления и организация государственных закупок.

Руководитель ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (зам. директора) прошел обучение во ВНИИДАД на заочном годичном курсе профессиональной переподготовки работников архивных учреждений по специальности «Архивоведение».

7.3.         Награждения

В течение года ведомственными и областными наградами и почетными грамотами за многолетний добросовестный труд и большой личный вклад в обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов награждены 36 руководителей и специалистов архивных органов и учреждений Кемеровской области, в том числе:

Почетной грамотой Федерального архивного агентства - 3 работника архивной службы – 2 руководителя муниципальных архивов и 1 гл. архивист госархива документов по личному составу в г. Кемерово;

юбилейной медалью «70 лет Кемеровской области» - начальник архивного управления;

медалью «За служение Кузбассу» - 1 специалист архивного управления;

Почетными грамотами Коллегии Администрации Кемеровской области - 3 специалиста архивного управления;

за подготовку и издание сборника документов «Непридуманные рассказы и войне», посвященного Великой Отечественной войне 5 руководителей и специалистов ГКУ КО ГАКО награждены областными наградами – медалями «За веру и добро» и 1 специалист ГКУ КО ГАКО Почетной грамотой Коллегии Администрации Кемеровской области.

Почетными грамотами архивного управления - 7 руководителей муниципальных архивов и 15 руководителей и специалистов государственных архивов.

 

Начальник

Архивного управления

Кемеровской  области                                                                     С.Н. Добрыдин