Title

Отчет о выполнении

«Основных  направлений  развития  архивного дела

в Кемеровской области на 2013 год»

 

 

         Основная деятельность архивной службы Кемеровской области в 2013 году осуществлялась в соответствии с «Основными направлениями развития архивного дела в Кемеровской области на 2013 год», годовыми планами информационных мероприятий архивных органов и учреждений области, работы коллегии и экспертно-проверочной комиссии архивного управления, Законом Кемеровской области «Об областном бюджете на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов», а также в соответствии с другими нормативными правовыми актами РФ и Кемеровской области, нормативными документами вышестоящих органов.

Значительный бюджет рабочего времени работников государственных и муниципальных архивов затрачен на проведение информационных мероприятий, посвященных юбилею области, перевод архивных документов и НСА к ним в электронный вид, научно-техническую обработку документов и исполнение запросов.

 

1.    Государственное регулирование архивного дела

 

За отчетный период структурных изменений в управлении архивным делом в Кемеровской области не произошло.

1.1.     В рамках организационно-правового регулирования деятельности архивного управления и подведомственных ему государственных казенных учреждений – государственных архивов проводились следующие мероприятия:

1)       внесены изменения в административные регламенты по предоставлению государственных услуг:

- «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»;

-  «Организация исполнения запросов, поступивших в архивное управление Кемеровской области»;

2)       продолжено электронное взаимодействие по предоставлению государственных (муниципальных) услуг по исполнению запросов между Отделением Пенсионного фонда РФ по Кемеровской области, его территориальными управлениями и государственными архивами, а также муниципальными архивами городов Белово, Кемерово, Ленинск-Кузнецкий, Прокопьевск, Юрга, районов Беловский и Крапивинский.

3 муниципальных архива (г. Калтан, Гурьевский и Топкинский районы) приобрели и установили оборудование и программное обеспечение для доступа к СМЭВ.

Также продолжалось взаимодействие архивного управления в системе электронного документооборота с Администрацией Кемеровской области и Управлением Федерального казначейства по Кемеровской области.

Для формирования отчетности по основным направлениям деятельности архивных органов и учреждений области в архивном управлении установлена государственная автоматизированная система «Управление».

3)      проведен в инициативном порядке мониторинг качества предоставления государственных (муниципальных) услуг по исполнению запросов граждан в архивном управлении, государственных и муниципальных архивах (январь-сентябрь). Опрошено 974 заявителя. Средняя оценка граждан по результатам проведенного мониторинга составила 5 баллов (из 5 возможных). Подробные результаты мониторинга отражены в письменном докладе начальника управления, подготовленного для сводного доклада Администрации Кемеровской области, рассмотрены на заседании коллегии архивного управления (17 сентября) и размещены на сайте архивного управления.

4)                в инициативном порядке проведен мониторинг правоприменения законов Кемеровской области «Об архивном деле» и «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области». Сбор данных проводился в государственных и муниципальных архивах. По результатам мониторинга в план работы Коллегии Администрации Кемеровской области и областного Совета народных депутатов на 2014 год (май) включен вопрос о внесении изменений в Закон Кемеровской области «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Кемеровской области».

1.2.         С целью регулирования организационной деятельности архивных органов и учреждений области и осуществления контроля выполнения поставленных задач в области архивного дела в течение года архивным управлением проведены 5 заседаний коллегии управления, на которых рассматривались вопросы:

·                   об итогах и планах работы архивной службы Кемеровской области;

·                   о подготовке и проведении мероприятий, посвященных 70-летию Кемеровской области и архивной службы Кузбасса;

·                   о работе государственных архивов по оцифровке архивных документов и НСА к ним и выполнению мероприятий долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирования элементов электронного правительства в Кемеровской области» на 2012-2015 гг.;

·                   о взаимодействии архивных органов и учреждений с органами государственной власти, организациями и учреждениями по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде;

·                   о ходе внедрения ПК «Архивный фонд»;

·                    о результатах проверок муниципальных архивов и архивов организаций - источников комплектования госархивов по вопросам обеспечения сохранности архивных документов.

1.3.         В целях реализации законов и других нормативных правовых актов РФ и Кемеровской области об архивном деле архивное управление продолжило работу по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере комплектования, обеспечения сохранности архивных документов, укрепления сети архивных учреждений и кадрового состава, финансового и материально-технического состояния муниципальных архивов. Для достижения этих целей проведены следующие мероприятия:

1)                из областного бюджета для 32 муниципальных образований выделено субвенций на осуществление функций по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ в размере 741 тыс. рублей           (в 2012 г. – 740 тыс. рублей). В течение года выделенные средства израсходованы в полном объеме на укрепление материально-технической базы, реставрацию, обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ.

2)                архивным управлением в течение года направлено более 300 писем главам городов и районов, руководителям муниципальных архивов по вопросам развития архивного дела, по результатам рассмотрения которых, органами местного самоуправления принято 69 распорядительных документов об упорядочении, обеспечении сохранности архивных документов, комплектовании и другой деятельности муниципальных архивов (2012 год – 35 документов).

3)                продолжена практика рассмотрения вопросов развития архивного дела на заседаниях коллегий муниципальных администраций, еженедельных аппаратных совещаниях при главах и управляющих делами, Советах народных депутатов городов и районов. Например:

- проведено выездное заседание комитета по развитию местного самоуправления и безопасности Кемеровского горсовета, на котором заслушан отчет директора МБУ «Городской архив» о работе архива и представлена документальная выставка «Городу Кемерово – 95»;

- с докладами на заседаниях коллегий администраций о работе муниципальных архивов выступили руководители архивов г. Мыски и Ленинск-Кузнецкого района;

- на ежегодном приеме архивистов у главы Крапивинского района награждены почетными грамотами, благодарственными письмами и денежными премиями администрации 7 лучших специалистов, ответственных за архивы организаций;

- на приеме главы г. Мыски награждены почетными грамотами и денежными премиями сотрудники архивного отдела администрации.

4)  в 9 муниципальных образованиях утверждены 18 административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в сфере информационного обеспечения и организации исполнения запросов граждан по архивным документам;

5)       заключены соглашения двух архивных отделов г. Прокопьевска и Беловского района с МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ) и продолжено взаимодействие с МФЦ 4 муниципальных архивов (города Белово, Кемерово, Ленинск-Кузнецкий, Юрга).

Архивисты г. Прокопьевска провели обучающий семинар для городского МФЦ по вопросам исполнения запросов граждан и организаций по архивным документам.

6)        пересмотрены положения об архивных отделах в 4 муниципальных     образованиях;

7)        внесены изменения в распоряжения и постановления администраций       9 муниципальных образований о составе ЭПК.

Также в течение года руководители муниципальных архивов принимали участие:

- в ежемесячных «прямых линий» с населением; 

- в работе государственной комиссии по приему государственного экзамена по специальности «Делопроизводство и архивоведение» Прокопьевского горнотехнического колледжа им. В.П. Романова;

- в работе избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления;

- в заседаниях комиссии по восстановлению прав реабилитированных жертв политических репрессий.

Руководители архивных отделов Ленинск-Кузнецкого и Чебулинского районов вели регистр распорядительных документов администраций.

1.4. С целью осуществления финансово-хозяйственной деятельности архивного управления и государственных архивов в рамках действия нормативных правовых актов РФ и Кемеровской области осуществлялось финансовое обеспечение государственных архивов, своевременно размещались заказы на поставку товаров, выполнение работ и услуг, заключались государственные контракты.

1.4.1. Финансовое обеспечение архивного управления и государственных архивов проводилось в 2013 году из областного бюджета в пределах выделенных денежных ассигнований и составило 56,7 млн. рублей. В связи с сокращением расходов областного бюджета кассовое исполнение бюджета архивного управления и государственных архивов составило 51,5 млн. рублей (90,86%).

1.4.2. В течение года государственные архивы оказывали услуги организациям и гражданам на платной основе и заработали 2,3 млн. рублей, которые в полном объеме поступили в областной бюджет.

1.4.3. С октября 2013 года на 5,5% выросла  заработная плата работников архивного управления и государственных архивов Кемеровской области (постановление Губернатора Кемеровской области  от 07.10.2013 № 82-пг, постановление Коллегии АКО от 12.11.2013 № 501).

1.4.4. В течение года архивным управлением проведен комплекс мероприятий по защите информации, в том числе защите персональных данных в управлении и государственных архивах. С этой целью:

- приведены все нормативные документы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.03.2012 № 211, приказами ФСТЭК России от 11.02.2013 № 17 и от 18.02.2013 № 21;

- разработан Перечень сведений конфиденциального характера архивного управления и государственных архивов Кемеровской области (приказ управления от 27.03.2013 № 13);

- в рамках выполнения мероприятий ДЦП в ГКУ КО ГАКО и архивном управлении установлены дополнительные сертифицированные средства защиты информации: межсетевой экран D-Link NetDefend, межсетевой экран HDD D-Link и электронные средства защиты SecretNet.

В ходе проверки в ноябре 2013 г., проводимой отделом защиты информации Администрации Кемеровской области, нарушений не выявлено.

1.4.5. В соответствии с Федеральным законом от 23.11.2009 № 261-ФЗ «Об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности» и  программой энергосбережения управления и государственных архивов в течение года  проводились следующие мероприятия:

- энергоаудит и составление энергетических паспортов зданий в двух государственных архивах (ГКУ КО ГАКО и ГКУКО ГАКО «Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Кемерово»);

- проверка монометров (ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО «Государственный архив документов по личному составу в г. Кемерово»);

- текущее обслуживание теплоузлов и приборов учета;

- замена элементов отопительной системы (ГАКО в г. Новокузнецке);

- замеры параметров электрической сети (ГАКО);

- гидравлическое испытание участка тепловых сетей ГКУ КО «Государственный архив документов по личному составу в г. Кемерово»;

- замена ламп накаливания на энергосберегающие лампы (ГАКО и ГАКО в г. Новокузнецке).

Всего на реализацию мероприятий по энергосбережению в 2013 году затрачено 623 тысячи рублей.

Ростехнадзор и контрольно-счетная палата Кемеровской области провели проверки архивного управления и государственных архивов по энергосбережению (январь, ноябрь). По итогам проверок выданы предписание Ростехнадзора и решение контрольно-счетной палаты о проведении энергоаудита в государственных архивах в городах Новокузнецк и Междуреченск и предоставлении периодической отчетности архивов по реализации мероприятий энергосбережения и повышения энергоэффективности.

1.5.         В течение года больше внимание уделялось проведению мероприятий по информатизации архивной отрасли.

1.5.1. Продолжена работа по реализации мероприятий долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирование элементов электронного правительства в Кемеровской области» на 2012-2015 годы (далее – ДЦП). Заключены 5 контрактов на поставку и установку оборудования и программного обеспечения для архивного управления и государственных архивов на общую сумму 7,3 млн. рублей.

В соответствии с заключенными контрактами приобретено и установлено для архивного управления и четырех государственных архивов:

- 2 планетарный сканера и 4 рабочих станции к ним (всего в государственных архива для оцифровки архивных документов установлено за 2011-2013 гг. 4 планетарных сканера);

- 25 компьютеров с блоками бесперебойного питания, в т.ч. для автоматизации рабочих мест в читальных залах;

-  2 многофункциональных устройства,

- сетевые черно-белые и цветные лазерные принтеры (4 шт.),

- 6 планшетных сканера форматов А-3, А-4 для перевода архивных описей дел в электронный вид;

- дополнительные электронные хранилища и специальные DVD-RW диски для хранения оцифрованных документов;

- программные продукты по работе с обращениями граждан, «Web-архив» («Электронный архив»).

- оборудована серверная и проведен монтаж локальной сети с включением ее в межархивную сеть в ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке;

Все приобретенное по ДЦП оборудование и программное обеспечение используется в полном объеме и по назначению.

В муниципальных архивах за счет муниципального бюджета и субвенций из областного бюджета для ведения БД «АФ» и оцифровки описей дел приобретено 15 компьютеров и 4 планшетных сканера.

1.5.2. По состоянию на 01.01.2014  в государственных архивах переведено в электронный вид 32 фонда документов постоянного хранения объемом            3601 ед. хр., 212483 листа, что составляет 0,6% от общего объема дел постоянного хранения, планируемых к переводу в электронный вид. Также оцифровано              2752 описи дел постоянного хранения и по личному составу. При этом ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке и ГКУ КО «Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Междуреченске» оцифровали 100% описей.

Общий объем созданного информационного массива составил более 1,5 Тб. Данные хранятся на серверах и лазерных дисках GoldArchiv DVD-R.

Сканирование архивных документов проводилось в полноцветном режиме на четырех планетарных сканерах типа Элар ПланСкан форматов А-3, А-2+, А-1. Документы сохранены в трех форматах pdf, tiff с разрешением 300 dpi - для бумажного носителя и 600 dpi - для фотодокументов.

Электронные образы документов систематизируются и сохраняются в «папках» с указанием традиционных для архива данных – фонд – опись – дело. При этом на каждое отсканированное дело формируется две «папки» по форматам – tiff и pdf.

Продолжена работа по вводу и систематизации оцифрованных документов в БД DocuShare (ГКУ КО ГАКО). В базу данных внесены в систематизированном виде (в виде файловых папок: фонд-опись-дело) все документы, переведенные в электронный формат.

Муниципальные архивы 17 территорий проводили работу по оцифровке НСА к архивным документам. Оцифровано 1175 описей дел (15% от общего количества описей). При этом архивы  городов  Полысаево, Тайга, Кемерово, Юрга и Ленинск-Кузнецкий район оцифровали 100% описей дел.

1.5.3. Основные показатели степени внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивных органов и учреждений Кемеровской области по состоянию на 01.01.2014 следующие:

Архивный орган/учреждение

Количество ПК/серверов (в т.ч. объединенных в локальную сеть)

Имеющих доступ в Интернет

Использующих ПО (в т.ч. № версии  ПК «Архивный фонд»

Наличие IT-специалистов

Архивное управление

Кемеровской области

9/1 (9)

9

ПК «ФК»,

«Парус»

0

Государственные архивы Кемеровской области

102/3 (87)

88

БД «АФ» 4.3;

DocuShare,

«1С Предприятие»

1

Муниципальные архивы Кемеровской области

137/2(80)

80

 

ПК «АФ» 4.3

0

Оснащенность рабочих мест специалистов государственных и муниципальных архивов компьютерной техникой составляет 100%.

В двух государственных архивах 100% рабочих мест подключены к локальной сети и имеют доступ в Интернет, в государственных архивах по личному составу - от 30 до 40%.

Показатель доступа к сети Интернет по сравнению с 2012 г. для государственных архивов вырос на 20%, для муниципальных архивов остался на прежнем уровне.

         1.5.4. В течение года продолжена работа по поддержке и наполнению сайтов архивного управления, 4 государственных и 3 муниципальных архивов (городов Осинники, Новокузнецк и Новокузнецкого района). Сайт архива Новокузнецкого района создан в 2013 году.

Проведена работа по модернизации сайтов архивного управления и трех государственных архивов. Все разделы сайтов приведены в соответствие с требованиями законодательства РФ.

Архивные сайты посетило более 52 тысяч человек, из которых 80% составляют российские пользователи и 20% - представители стран ближнего и дальнего зарубежья: Украина, США, Германия, Чехия, Болгария, Великобритания.

1.6.             Для повышения престижа и значимости профессии архивиста, совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков, распространения передового опыта работы, активизации деятельности архивных органов и учреждений в становлении гражданского общества посредством участия в научно-просветительской работе проведены 2 областных конкурса: учебно-исследовательских работ «Юный архивист» и «Лучший муниципальный архив Кемеровской области 2013 года».

Конкурс «Юный архивист» проводился совместно с департаментом образования и науки Кемеровской области и Кемеровским региональным отделением РОИА. В конкурсе приняли участие 40 учащихся средних общеобразовательных учреждений, учреждений дополнительного образования, студенты колледжей, техникумов и ВУЗов. 17 участников и их научные руководители награждены дипломами архивного управления и почетными грамотами департамента образования и науки Кемеровской области, а также всем участникам вручены памятные призы и подарки.

Областной конкурс «Лучший муниципальный архив 2013 года» проводился в рамках Всероссийского конкурса совместно с Кемеровским региональным отделением РОИА. По результатам конкурса награждены дипломами архивного управления и денежными премиями Коллегии Администрации Кемеровской области 18 коллективов муниципальных архивов. При этом МБУ «Городской архив» г. Кемерово и муниципальный архив Юргинского городского округа заняли призовые места (3 и 4 места) среди муниципальных архивов Сибирского федерального округа (решение НМС архивных учреждений СФО от 26 июня     2013 г.).

В честь 70-летия образования архивной службы Кузбасса в сентябре прошел Губернаторский прием архивистов области. На приеме награждены областными наградами и целевыми премиями 86 архивистов. Пять архивистов награждены Почетными грамотами Росархива и пяти - объявлена Благодарность Росархива.

1.7. С целью обмена опытом и выработки основных направлений деятельности архивных органов и учреждений начальник архивного управления (С.Н. Добрыдин), сотрудники государственных архивов в течение года приняли участие в заседаниях:

- Научно-методического совета Сибирского федерального округа                               (г. Новосибирск, июнь);

- Сибирского исторического форума (г. Красноярск, декабрь);

- научных конференций и семинаров (г. Кемерово, г. Новосибирск).

 

2.       Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов

 

         В отчетном году продолжена работа по обеспечению сохранности и государственному учету архивных документов.

2.1. Укрепление материально-технической базы архивов

В связи с 100% загруженностью для ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке выделено в оперативное управление дополнительное помещение общей площадью 317,4 кв. м. Это отдельно стоящее одноэтажное здание в центре города.

Переехали в новые приспособленные помещения 3 муниципальных архива (архивные отделы администраций г. Березовского и Беловского района).

Выделено дополнительное помещение для приема заявителей МБУ «Архив города Новокузнецка» (59 кв. м).

Таким образом, общий прирост площадей архивов в 2013 году составил 520,8 кв. м.

Проведены косметические и капитальные ремонты рабочих кабинетов и архивохранилищ в 2 государственных (ГКУ КО ГАКО и ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке) и 14 муниципальных архивах. Капитальный ремонт кровли провел ГКУ КО «Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Кемерово».

Для проведения плановой работы по улучшению материально-технической базы и снижению рисков возникновения чрезвычайных ситуаций в государственных архивах утверждена ведомственная целевая программа «Развитие архивного дела в Кемеровской области» на 2013-2015 годы (приказ начальника управления от 27.03.2013 № 12) (далее – ВЦП). В соответствии с целями и задачами ВЦП были запланированы следующие мероприятия:

1) установка автоматической системы пожаротушения в архивохранилищах ГКУ КО ГАКО;

2) приобретение первичных средств для хранения архивных документов;

3) приобретение расходных материалов для реставрации архивных документов постоянного срока хранения;

4) аренда помещения ГКУ КО «Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Междуреченске»;

5) содержание постов вневедомственной охраны и техническое обслуживание пожарно-охранной сигнализации;

6) установка огнеупорных дверей в архивохранилищах;

7) приобретение стационарных металлических стеллажей;

8) эксплуатация и содержание зданий государственных архивов.

Общий объем расходов по ВЦП за год составил 12,6 млн. рублей (план на 2013 год – 17,8 млн. рублей).

Итоги реализации каждого мероприятий ВЦП отражены в соответствующих разделах (подразделах) данного отчета.

 

2.2. Проведение тематических проверок по вопросам обеспечения сохранности архивных документов в архивных органах и учреждениях, ведомственных архивах источников комплектования

В течение года проведены тематические проверки в 6 муниципальных архивах и 3 организациях-источниках комплектования ГКУ КО ГАКО:

- главном финансовом управлении;

- департаменте жилищно-коммунального и дорожного комплекса;

- департаменте сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

Результаты проверок рассмотрены на коллегии и расширенном заседании ЭПК архивного управления.

В конце года на итоговом заседании коллегии архивного управления заслушан вопрос о ходе выполнения решений, принятых по результатам проведенных проверок. По решению коллегии с контроля сняты три муниципальных архива (из 6 проверенных в 2013 году) и 1 организация (главное финансовое управление).

2.3. Соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов.

2.3.1. Противопожарный режим

По состоянию на 01.01.2014 оснащенность пожарной сигнализацией в муниципальных архивах составляет 87% (2012 г. – 83%), в государственных архивах – 95% (2012 г. – 75%). В отчетном году пожарная сигнализация установлена в ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (50% помещений) и                            4 муниципальных архивах (г. Березовский, г. Новокузнецк, пгт. Краснобродский, Ижморский район).

Одновременно в государственных и муниципальных архивах проводились следующие мероприятия по обеспечению пожарной безопасности:

·        приобретены дополнительные порошковые огнетушители в                      2-х муниципальных архивах,

·        проведены плановые проверки, перезарядки и переосвидетельствования огнетушителей в одном государственном и шести муниципальных архивах;

·        установлены новые безопасные современные потолочные светильники в 4-х муниципальных архивах;

·        установлены противопожарные двери в архивохранилищах                           2-х муниципальных архивов;

·        проведены замеры сопротивления изоляции электропроводки в                     3-х муниципальных архивах;

·        проведена пропитка деревянных стеллажей огнезащитным составом в архивном отделе Тисульского района;

·        проведены плановые инструктажи сотрудников о мерах безопасности при угрозе возникновения пожара, чрезвычайной ситуации, террористических актов в  государственных и  муниципальных архивах;

·        прошли обучение по программе пожарно-технического минимума 6 работников пяти муниципальных архивов и архивного управления;

2.3.2. Охранный режим.

По состоянию на 01.01.2014 степень оснащенности охранной сигнализацией муниципальных архивов составляет 87% (в 2012 г. – 83%), государственных архивов – 90% (в 2012 г. – 75%). Охранная сигнализация установлена в ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (50% помещений) и в 5 муниципальных архивах                        (г. Березовский, г. Калтан, г. Новокузнецк, пгт. Краснобродский, Ижморский район).

Заключены государственные контракты с территориальными управлениями (отделами) вневедомственной охраны МВД РФ на оказание услуг по круглосуточной охране государственных архивов. Общие затраты на осуществление охраны государственных архивов составили 9,5 млн. рублей.

Установлены металлические рольставни на окнах в двух муниципальных архивах (Новокузнецкий и Беловский районы).

2.3.3. Температурно-влажностный режим.

         Приобретены и установлены:

·        кондиционеры и приточно-вытяжная вентиляция в ГКУ КО ГАКО и                  2-х муниципальных архивах;

·        психрометры в 4 муниципальных архивах;

·        жалюзи в  4 муниципальных архивах.

2.3.4. Санитарно-гигиенический режим

В ГКУ КО ГАКО в плановом порядке проведена дератизация помещений архива.

Всеми архивами проводилась регулярная работа по обеспыливанию архивных документов в архивохранилищах.

2.4. Обеспечение физической сохранности документов.

         Реставрация архивных документов

Работа по реставрации документов проводилась как в плановом порядке, так и в ходе проведения проверок наличия и состояния документов, научно-технической обработки документов в 4 государственных архивах и в 12 муниципальных архивах.

Показатели по реставрации архивных документов за 2013 год следующие:

Количество дел/листов, прошедших реставрацию,

в том числе:

2578/98642

государственные архивы: дел/листов

1766/88883

муниципальные архивы:   - дел/листов

812/9759

Физико-химическая и техническая обработка документов

За отчетный период подшито и переплетено 12891 ед.хр., в том числе:

- в государственных архивах – 3170 ед.хр.;

- в муниципальных архивах – 9721 ед.хр.

Наиболее активно эту работу проводили ГКУ КО ГАКО, госархив документов по личному составу в г. Кемерово и 12 муниципальных архивов.

В целом показатели по реставрации и физико-химической, технической обработке остались на уровне 2012 года.

Картонирование и перекартонирование дел

Наиболее активно данную работу проводили 2 государственных (ГКУ КО ГАКО и госархив документов по личному составу в г. Кемерово) и 19 муниципальных архивов.

Количество закартонированных дел,

в том числе

103784

государственные архивы

49324

муниципальные архивы

54460

Показатель по сравнению с 2012 годом вырос на 68%.

Всего по состоянию на 01.01.2014 в государственных архивах закартонировано 97%, в муниципальных архивах – 78% дел.

2.5. Размещение архивных документов в архивохранилищах

Для размещения поступивших на хранение архивных документов в течение года в 2 государственных и 8 муниципальных архивах установлено соответственно 181 и 590 пог. м стационарных металлических стеллажей.

Общая протяженность металлических стеллажей по состоянию на 01.01.2014 составляет:

- в государственных архивах – 24901 пог. м. – 90% от общего показателя протяженности стеллажей в госархивах области;

- в муниципальных архивах – 22320,5 пог. м. – 79% от общего показателя протяженности стеллажей в муниципальных архивах области.

С целью рационального размещения фондов и высвобождения свободных площадей, а также в связи с ремонтом архивохранилищ, установкой новых стеллажей, и переездом в новые помещения в государственных архивах перемещено около 49000 ед. хр., в 9 муниципальных архивах - 84054 ед. хр.

 

2.6. Проверки наличия и физического состояния архивных документов

Количество дел, прошедших проверку наличия и физического состояния за 2013 год,

В том числе:

248551

в государственных архивах

133180

в муниципальных архивах

115571

Таким образом, в отчетном году прошли проверку в государственных архивах 8% ед. хр., в муниципальных архивах 14% ед. хр.

По результатам проверок в государственных и муниципальных архивах составлены акты и листы проверок, карточки учета необнаруженных документов, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, производились отметки в карточках картотеки учета состояния архивных документов.

2.7. Выявление уникальных и особо ценных документов

Плановая работа по выявлению особо ценных и уникальных документов проводилась в ГКУ КО ГАКО и архивном отделе администрации г. Кемерово. Полистно просмотрены документы 7 фондов объемом 313 ед. хр., 13800 листов. Составлены две описи особо ценных дел на 162 ед. хр. за 1841-1913 годы в ГКУ КО ГАКО (фонд-коллекция церковных метрических книг) и одна опись на 5 ед. хр. в архивном отделе г. Кемерово (фонд администрации г. Кемерово).

За отчетный период уникальных документов не выявлено. По состоянию на 01.01.2014 в региональный реестр уникальных документов включено 3 документа, один из них является физически обособленным делом.

2.8. Ведение государственного учета архивных документов

По состоянию на 01.01.2014 в государственных и муниципальных архивах хранится 2 700 566 ед. хр., из них:

·               постоянного хранения – 1 777 562 ед. хр.:

- государственные архивы – 1 408 133 ед. хр.;

- муниципальные архивы – 369 429 ед. хр.;

·         по личному составу – 923 004 ед. хр.;

- государственные архивы – 398 328 ед. хр.;

- муниципальные архивы – 524 676 ед. хр.;

Работа по учету документов в государственных и муниципальных архивах велась в основном в традиционном виде: проводилась проверка состава документов в делах фондов, экземплярности описей, составлялись карточки фондов, своевременно вносились изменения в основные и вспомогательные учетные документы.

Наиболее активную работу по ведению госучета проводили все государственные архивы и 14 муниципальных архивов.

В ГКУ КО ГАКО продолжена работа по ведению вспомогательного учета в электронном виде, а именно:

·        реестра учета документов, нуждающихся в реставрации;

·        электронных паспортов архивохранилищ;

·        электронных реестров описей дел по личному составу, личного происхождения, фотодокументов.

В ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке проведена выверка паспортов всех архивохранилищ, в результате которой составлено 8 новых паспортов.

По состоянию на 01.01.2014 объем описей дел постоянного хранения и по личному составу в государственных архивах составляет 99,4%. Неполную комплектацию составляют описи дел управленческой документации и фотодокументов. В муниципальных архивах все описи сформированы в полном комплекте.

Архивный отдел администрации Крапивинского района продолжил  работу по ведению реестра архивных документов, хранящихся в библиотеке и краеведческом музее района.

Все государственные и муниципальные архивы представили в архивное управление сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорта архивов.

В течение года велась работа по внедрению и ведению версии 4.3. отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (далее – ПК «АФ»).

Ввод данных в ПК «АФ» велся в 2-х государственных архивах (ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке) и в 25 муниципальных архивах (в 2012 году – 3 муниципальных архива).

Всего за год введено:

- в государственных архивах – 56 фондов, 85202 ед. хр.;

- в муниципальных архивах - 1391 фонд, 0 ед. хр.

По состоянию на 01.01.2014 в ПК «АФ» введено 6201 фондов (64%; 2012 г. - 49%), 10874 описи (63%, 2012 г. – 57%), 222122 ед.хр. (13%, 2012 г. - 6%), из них:

- в государственных архивах – 4515 фондов (100%), 9216 описей, 184362 ед. хр.;

- в муниципальных архивах - 1686 фондов, 1658 описи, 37760 ед. хр.

В 2013 году ввод на уровне единиц хранения в муниципальных архивах не проводился.

По сравнению с 2012 годом показатель по муниципальным архивам в статформе № 1 (стр. 302 гр. 2) уменьшился на 14025 единиц, в связи с допущенными техническими ошибками при подсчете данных за 2012 год в БД «Фондовый каталог». Так за 2012 год в показатель был включен общий объем фондов, хранящихся в архиве г. Осинники, а не введенных архивом в ПК «АФ».

Значительное увеличение показателя по госархивам достигнуто за счет реализации мероприятий ДЦП. Так в ГКУ КО ГАКО к вводу данных в ПК «АФ» привлекались по гражданско-правовому договору дополнительные рабочие силы.

На современном этапе информация, внесенная в ПК «АФ», используется специалистами архивов как справочная информация о составе и содержании документов на уровне фонда и описи дел.

В ГКУ КО ГАКО введенная в ПК «АФ» информация интегрирована в БД «Web-архив» («Электронный архив»). База размещена на открытом доступе на сайтах архива и архивного управления.

         Весь информационный массив государственных и муниципальных архивов, накопленный в ПК «АФ» интегрирован в ПК «Фондовый каталог» и передан в Федеральное архивное агентство.

 

3.       Комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации

и другими архивными документами

 

3.1. Прием архивных документов на хранение

Количество принятых на хранение дел за 2013 год составило (ед. хр.),

в том числе:

45967

в государственных архивах:

21186

в муниципальных архивах:

24781

а) Количество принятых за год на хранение дел постоянного хранения составило:

18219

в государственных архивах

5247

из них в ГКУ КО ГАКО

5088

в муниципальных архивах

12972

б) Количество принятых на хранение дел по личному составу составило:

27721

в государственных архивах

15912

в муниципальных архивах

11809

Показатель приема документов постоянного хранения в государственных архивах в 2013 году снизился почти в 2 раза (2012 г. – 8028 ед. хр.) за счет уменьшения количества организаций – источников комплектования, имеющих задолженность по передаче документов постоянного хранения.

Наиболее активную работу по приему документов управленческой документации вели ГКУ КО ГАКО и 10 муниципальных архивов.

Работу по комплектованию документами личного происхождения проводили ГКУ КО ГАКО и 6 муниципальных архивов. Всего в течение года на хранение поступило 2639 ед. хр. личного происхождения, в том числе:

- в государственные архивы - 606 ед. хр. (2012 г. – 1059 ед. хр.);

- в муниципальные архивы - 2033 ед. хр. (2012 г. – 2604 ед. хр.).

ГКУ КО ГАКО и 13 муниципальных архивов приняли от граждан и организаций 1342 ед. хр. фотодокументов за 1929-2012 гг., в том числе:

- ГКУ КО ГАКО – 142 ед. хр. (2012 г. - 160 ед. хр.);

- муниципальные архивы – 1200 ед. хр. (2012 г. - 783 ед. хр.).

         Это самый высоки показатель за последние три года (2012 г. - 943 ед. хр.;                  2011 г. – 1052 ед. хр.).

         Прием НТД в отчетном году не проводился.

         В ГКУ КО ГАКО принято 3 ед. хр. машиночитаемых документов (МЧД) (2012 г. – 450 ед. хр.).

В МБУ «Городской архив» г. Кемерово велся прием видеодокументов                     (2 ед. хр.) и фонодокументов (2 ед. хр.).

Муниципальные архивы г. Кемерово продолжили работу по формированию фондов-коллекций музейных предметов. За отчетный год принято на хранение 343 музейных предмета.

Для формирования фонда-коллекции по истории Крапивинского района архивный отдел администрации района сотрудничает с управлением образования, краеведческим музеем и Советом ветеранов. Проведен конкурс на лучшую историю организации.

По-прежнему государственные и муниципальные архивы принимают большой объем документов по личному составу ликвидированных организаций (см. таблицу выше). Наибольший объем документов по личному составу приняли госархив документов по личному составу в г. Кемерово (8198 ед. хр.), ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке (3623 ед. хр.) и 9 муниципальных архивов (городов: Белово, Кемерово, Киселевска, Междуреченска, Мысков, Юрги, районов: Крапивинского, Новокузнецкого и Яшкинского).

 

3.2. Включение документов в состав Архивного фонда РФ

В 2013 году ЭПК архивного управления включено в состав Архивного фонда Российской Федерации:

- управленческой документации - 16047 ед. хр. за 1970-2013 гг.;

- документов личного происхождения – 2411 ед. хр. за 1924-2013 гг.                    47 граждан;

- фотодокументов – 958 ед. хр. за 1910-2013 гг.;

- фонодокументов – 2 ед. хр. за 1985, 1995 гг.;

- видеодокументов – 2 ед. хр. за 2010-2011 гг.;

- МЧД – 220 ед. хр. за 2007-2012 гг.

 

3.3. Работа с организациями - источниками комплектования

В отчетном году продолжена работа по пересмотру и согласованию списков организаций и граждан – источников комплектования государственных                         и  муниципальных архивов.

Пересоставлены и согласованы 17 списков источников комплектования муниципальных архивов и 1 список – госархива  г. Новокузнецке в количестве 540 организаций.

Согласованы 15 списков граждан - источников комплектования муниципальных и 2 государственных архивов (ГКУ КО ГАКО, ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке) в количестве 156 человек.

Из списка организаций – источников комплектования ГКУКО ГАКО исключены 3 организации, по причине их ликвидации и реорганизации. Включены в список 5 организаций государственной (областной) формы собственности.

Для привлечения потенциальных источников комплектования архивистами применяются различные формы работы, например, в архиве г. Осинники проводились, ставшие уже традиционными, круглые столы с гражданами и общественными организациями. Проведена акция «Из домашнего архива – городскому архиву в дар!». По итогам акции в архив поступили документы на бумажной основе и фотодокументы по истории города 38 граждан, двух учреждений и двух общественных организаций.

Государственными и муниципальными архивами осуществлялись методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования. Например:

·                   ГКУКО ГАКО провел научно-техническую обработку 3420 ед. хр.    5 организаций государственной (областной) формы собственности (2012 г. –                957 ед. хр.);

·                   архивистами государственных и муниципальных архивов проведено 58 методических семинаров и 5226 консультаций по вопросам архивного дела и делопроизводства в организациях, например:

- архивисты осинниковского городского архива впервые в области провели виртуальный семинар, разместив на сайте архива все необходимые методические материалы по архивному делу и делопроизводству. Связь с ответственными за архив проходила по телефону и электронной почте;

- архивные отделы администраций Мариинского и Топкинского районов организовали семинар с главами сельских поселений и ответственными за архив поселений по вопросам делопроизводства, архивного дела и порядка рассмотрения обращений граждан;

- в архивном отделе администрации Крапивинского района проводились, ставшие уже ежегодными,  практические занятия по оформлению архивных дел, составлению описей дел, а также деловые игры и индивидуальные стажировки.

- архивный отдел администрации г. Прокопьевска провел обучающий семинар с работниками МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг в городе Прокопьевске» по вопросу оказания муниципальной услуги по информационному обеспечению граждан, организаций на основе архивных документов.

В результате проделанной работы на заседаниях ЭПК архивного управления рассмотрены, согласованы и утверждены документы                              803 организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов:

·                   утверждены описи дел постоянного хранения объемом 19420 ед. хр. (2012 г. - 20187 ед. хр.);

·                   согласованы:

- описи дел по личному составу объемом 14848 ед. хр. (2012 г. -                      36620 ед. хр.);

- номенклатуры дел – 52 (14 – федеральных организаций);

- положения об ЭК организации – 26 (2 – федеральных организаций);

- положения об архиве организаций – 21 (2 – федеральных организаций);

- инструкции по делопроизводству - 3

- акты о выделении к уничтожению дел временного хранения с отметкой ЭПК - 7 (504 дела за 1994-2007 гг.);

Также на заседаниях ЭПК архивного управления заслушаны 15 сообщений по темам:

- обеспечение сохранности документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов;

- о результатах работы по проверки наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных документов в государственных архивах;

- о выполнении графиков согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи дел в государственных архивах;

- о работе ЭПК архивного управления, администраций муниципальных образований, ЭМК государственных архивов.

В целях улучшения состояния архивного дела в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов проведено                     128 комплексных и тематических проверок. По окончанию проверок составлены акты и справки, а результаты заслушаны на заседаниях ЭПК, коллегий администраций, аппаратных совещаниях и доводились до сведения руководителей организаций.

Отмечаем работу ЭПК администрации Крапивинского района. В течение года комиссия провела 5 выездных заседаний в сельских поселениях, где состоялась встреча с главами территорий и ответственными за архивы поселений.

В целях контроля за организацией обеспечения сохранности и учета документов в организациях – источниках комплектования архивов проведена ежегодная работа по паспортизации архивов организаций. Паспортизацию прошли 300 ведомственных архивов. В целом наблюдается положительная динамика. Прослеживается тенденция уменьшения показателя хранящихся в организациях документов постоянного срока хранения и увеличения показателя по упорядочению документов, как постоянного срока хранения, так и по личному составу.

В соответствии с решением ЭПК архивного управления (протокол от 19.10.2012 № 10) федеральные организации исключены из списков № 1 источников комплектования государственных и муниципальных архивов и включены в список возможных источников комплектования двух государственных архивов. С ними заключены 34 соглашения о сотрудничестве в области архивного дела, в соответствии с которыми госархивы рассматривают, а ЭПК управления согласовывает номенклатуры дел, положения об архиве и ЭК и инструкции по делопроизводству федеральных организаций.

В течение года продолжено заполнение базы данных «Источники комплектования архива» в 11 муниципальных архивах. По состоянию на 01.01.2014 введено 420 организаций общим объемом 560 Кб.

 

 

4.       Использование документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов

 

В 2013 году архивными органами и учреждениями Кемеровской области  продолжена работа по основным направлениям в сфере использования архивных документов.

4.1. Описание архивных документов

В государственных архивах описано 7896 ед. хр., в том числе:

- управленческой документации – 3258 ед. хр.;

- по личному составу – 4586 ед. хр.;

- личного происхождения – 223 ед. хр.;

- фотодокументов – 16 ед. хр. (ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке);

- НТД – 7 ед. хр. (ГКУКО ГАКО в г. Новокузнецке);

- МЧД – 197 ед. хр. (ГКУ КО ГАКО).

В муниципальных архивах описано 17309 ед. хр., в том числе:

- управленческой документации - 6397 ед. хр.;

- по личному составу - 8021 ед. хр.;

- личного происхождения - 1693ед. хр.;

- фотодокументов - 831 ед. хр.;

- музейных предметов - 343 ед. хр.

4.2. Усовершенствование и переработка описей дел постоянного хранения

Государственные архивы провели переработку 3 описей дел постоянного хранения трех фондов объемом 979 ед. хр. и 7 описей дел по личному составу (госархив документов по личному составу в г. Междуреченске) объемом                516 ед. хр.  

В 5 муниципальных архивах (городов: Киселевска, Кемерово (МБУ);  районов: Ижморский, Крапивинский, Ленинск-Кузнецкий) переработаны и усовершенствованы описи дел постоянного хранения 18 фондов объемом       1087 ед. хр.

В ходе упорядочения, приема документов на хранение, выверки учетной документации в архивах проводилась работа по составлению и дополнению исторических справок к архивным фондам, составлялись предисловия к описям дел.

4.3. Каталогизация архивных документов

По состоянию на 01.01.2014 в государственных архивах закаталогизировано 529 фондов, 193733 ед. хр., составлено 209075 (включено в каталоги                                64718 карточек (30%)).

За 2013 год составлено 960 карточек (ГКУ КО ГАКО), в том числе: 

- управленческой документации -942 карточки,

- фотодокументов -18.

В каталоги включены 1449 карточки.

В муниципальных архивах за 2013 год закаталогизировано 95 ед. хр., составлено и включено в каталоги 1053 карточки. Наиболее активно в этом направлении вели работу 7 муниципальных архивов (городов: Кемерово (архивный отдел), Юрга (МБУ), районов: Беловский, Ижморский, Крапивинский, Мариинский, Яйский).

В архивах велись картотеки по следующим тематикам:

- знаменательные даты;

- ликвидированные предприятия;

- история предприятий, учреждений и организаций;

- сведения о награждении граждан;

- выделение земли под строительство;

- документы личного происхождения;

- научно-техническая документация.

4.4. Подготовка архивных справочников и ведение автоматизированного научно-справочного аппарата  к архивным документам

В соответствии с планом-проспектом и планом-графиком, а также планом научно-исследовательской работы на 2013 год в ГКУ КО ГАКО продолжена работа над второй частью Путеводителя по фондам ГКУ КО ГАКО (советский и постсоветский периоды). Составлено 170 характеристик к 251 фонду, включенных в 10 разделов Путеводителя.

Для межархивного путеводителя по документам по личному составу составлены характеристики к 541 фонду по личному составу, хранящихся в государственных архивах (завершение работы - июнь 2014 г.).

Продолжена работа по составлению электронного перечня документов ВС РСФСР и ВС СССР, хранящихся в ГКУ КО ГАКО. В течение года введено 7182 описательных статей по 300 ед. хр.

         По состоянию на 01.01.2014 года в госархивах ведется 8 тематических баз данных по архивным документам, объем которых составляет 52515 записей, 212859 Мб. 

В муниципальных архивах продолжена работа по созданию и ведению тематических баз данных. В 10 архивах ведутся 15 тематических БД.

За отчетный период муниципальными архивами в базы введено 1392 ед. хр. объемом 95 Мб.

4.5.         Проведение информационных мероприятий

В государственных и муниципальных архивах проведено 747 информационных мероприятий, в том числе:

государственные архивы – 394 мероприятия, в том числе:

- информационные письма - 7

- документальные выставки – 34, в том числе 4 – виртуальных;

- экскурсии – 237;

- статьи и публикации в СМИ и научных сборниках – 59;

- теле- и радиопередачи – 38;

- конференции – 6;

- лекции и уроки – 6;

- архивные практики учащихся и студентов – 6;

- хронограф на 2014 год - 1

муниципальные архивы - 353 мероприятия, в том числе:

- информационные письма – 35, в т. ч. для органов гос. власти и местного самоуправления – 21;

        - документальные выставки - 59;

- экскурсии по архивам и выставкам – 111;

- статьи для периодической печати – 59;

- телепередачи и телесюжеты - 33;

- радиопередачи – 2;

- лекции, беседы, уроки по архивным документам о знаменательных датах города или района, истории Великой Отечественной войны и др. – 46;

- хронограф на 2014 год (календари знаменательных и памятных дат) - 7 (архивы г. Анжеро-Судженска, районов: Ижморского, Крапивинского, Ноовкузнецкого, Прокопьевского, Промышленновского, Яйского);

- создание сайта – 1 (БУ «Муниципальный архив Новокузнецкого муниципального района»).

4.5.1. Выставочная деятельность

В 2013 г. государственными и муниципальными архива Кемеровской области подготовлено 93 (2011 г. – 40; 2012 г. – 69) документальных выставки, посвященные 70-летию образования Кемеровской области, архивной службе Кузбасса, Дню Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., 95-летию ВЛКСМ и т.д. Например:

- ГКУ КО ГАКО провел 6 передвижных выставок и 1 стационарную выставку, посвященные 70-летию образования Кемеровской области – «От губернии – к области: страницы истории». Стационарная выставка подготовлена совместно с государственными архивами Новосибирской и Томской областей;

- государственные архивы Кемерово и Новокузнецка подготовили виртуальную выставку, посвященную 130-летию со дня рождения выдающего металлурга, Героя Социалистического Труда, профессора И.П. Бардина. Выставка размещена на сайтах архивов и архивного управления. Также виртуальные выставки подготовили муниципальные архивы городов Осинники и Мыски;

- фотовыставки провели государственные архивы Новокузнецка и Междуреченска, 5 муниципальных архивов (г. Осинники, г. Полысаево, Ижморский, Яйский и Яшкинский районы), посвященные истории городов, 95-летию ВЛКСМ и Дню Победы.

Документальные выставки государственных и муниципальных архивов посетило более 4000 человек, проведено 348 экскурсий.

4.5.2. Работа со средствами массовой информации. Издания и публикации

Государственными и  муниципальными архивами подготовлено 73 (2011 г. – 51, 2012 г. – 70) телерадиосюжета и передачи.  

Архивисты ГКУ КО ГАКО продолжили активное сотрудничество с журналистами телеканалов: «Вести 24», «Вести-КУЗБАСС», «СТС-Кузбасс» (рубрика «Золотые места Кузбасса»), кемеровским городским телеканалом «Мой город» и областным радио. 20 телепередач и сюжетов, в которых участвовали архивисты госархива, были посвящены сбору документов по Великой Отечественной войне. В новостных сюжетах освещались открытия документальных выставок.

Большинство телепередач, подготовленных муниципальными архивами, были посвящены архивной службе, вопросам обеспечения сохранности, оказанию архивных услуг, открытию документальных выставок, юбилейным датам, известным людям городов и районов Кемеровской области, празднованию Дня Победы, Дня Шахтера, юбилеям городов и районов.

В связи с юбилеем Кемеровской области архивистами ГКУ КО ГАКО в областных периодических изданиях были открыты рубрики. Например, в газете «Земляки» - рубрика «Летопись земли Кузнецкой», в газете «Кузбасс» - «Кузбасс юбилейный».

В электронном журнале «Вестник архивиста» опубликована статья «Архивной службе Кузбасса – 70 лет» (ГКУ КО ГАКО).

Архивным управлением издан ежегодный информационно-методический и историко-краеведческий бюллетень «Архивы Кузбасса» (библиографическое описание издания прилагается). В бюллетене опубликовано 12 статей архивистов о работе архивов, истории области и документальном наследии.

Подготовлен к изданию «Хронограф Кузбасса» на 2014 год. В подборе материала активно приняли участие как государственные, так и муниципальные архивы.

Всего государственными и муниципальными архивами подготовлено                   118 статей и публикаций (2011 г. – 38; 2012 г. – 73).

Также сотрудники архивного управления, ГКУ КО ГАКО приняли участие в подготовке материалов для «Книги рекордов и достижений Кузбасса», посвященной 70-летию Кемеровской области.

4.5.3. Организация архивной практики, лекций, уроков

В государственных и муниципальных архивах Кемеровской области в отчетный период была продолжена работа с учащимися и студентами образовательных учреждений.

Муниципальные архивы провели архивные практики для студентов Прокопьевского горнотехнического колледжа, Кемеровского и Томского государственных университетов, получающих образование по специальности «Архивоведение и делопроизводство». Практику прошли 29 студентов.

На базе ГКУ КО ГАКО проводилась архивная практика учащихся старших классов МОБУ г. Кемерово «Гимназия № 41», ГБНОУ «Губернаторский многопрофильный лицей-интернат», МБНОУ «Городской классический лицей».  По окончании практики школьники подготовили исследовательские работы на основе архивных документов по истории образовательных учреждений Кузбасса, истории семьи.

Традиционными стали архивные практики для студентов второго курса факультета истории и международных отношений КемГУ, института культурологии и института  теории народной художественной культуры КемГУКИ на базе ГКУ КО ГАКО и ГКУ КО ГАКО в г. Новокузнецке. Всего в госархивах прошли практику более 50 человек.

         Для практикантов архивистами подготовлено 6 лекций (уроков) и                  10 экскурсий.

4.6. Организация работы читальных залов архивов

В 2013 году государственные и муниципальные архивы организовали в читальных залах работу 1048 исследователей, которым выдано около 12 тысяч дел.

Тематику исследований можно разделить на несколько блоков:

1. История угольных предприятий Кузбасса;

2. Развитие народного образования в Кемеровской области;

3. История семьи.

4. История городов и районов Кемеровской области;

5. Развитие гражданского строительства в Кемеровской области.

При этом тема история семьи и составление родословных по-прежнему остается наиболее востребованной среди исследователей.

Читальные залы двух государственных архивов оборудованы                                17 автоматизированными рабочими местами, посредством которых исследователям предоставлен доступ к архивной информации в электронном виде (базам данных, электронным архивным справочникам).

Также исследователям предоставлен удаленный доступ к информации о составе и содержании архивных документов на уровне фондов, описей ГКУ КО ГАКО через сайты архива и архивного управления в сети Интернет благодаря установленной в 2013 году программе «Web-архив» («Электронный архив»). По состоянию на 01.01.2014 страницу «Электронного архива» посетило                            124 пользователя (138784 просмотра) и поступило 82 запроса.

4.7. Исполнение запросов пользователей

Одним из наиболее востребованных и затратных направлений в деятельности архивной отрасли Кемеровской области по использованию архивных документов остается исполнение тематических и социально-правовых запросов.

В течение года запросы поступали в традиционном и электронном виде через Интернет-приемные, размещенные на сайтах архивного управления, государственных и муниципальных архивов, администраций городов и районов.

Всего за год в государственные и муниципальные архивы поступило              103 216 запросов социально правового характера (2012 г. – 101 597), из них исполнено с положительным результатом 83119 (2012 г. – 79400):

- государственные архивы – 22353 запроса (2012 г. – 21577), с положительным результатом – 14246 (2012 г. – 15185);

- муниципальные архивы – 80883 запроса(2012 г. – 80020), с положительным результатом – 68873 (2012 г. – 64215).

Наибольший объем запросов социально-правового характера в муниципальных архивах исполнили:

1.     г. Прокопьевск – 12578;

2.     г. Киселевск – 7375;

3.     г. Осинники – 5004;

4.     г. Кемерово (МБУ) – 4788;

5.     г. Мариинск – 4710.

Для своевременного исполнения запросов в муниципальных архивах привлекались по договору дополнительные рабочие силы.

Основными причинами увеличения количества социально-правовых запросов являются: ежегодные приемы на хранение документов по личному составу ликвидированных организаций и продолжение выплат компенсаций отдельным категориям граждан по договорам накопительного личного страхования, заключенным до 1 января 1992 года с Госстрахом РСФСР. Так только в государственных архивах исполнено по Госстраху 2127 запросов.

В государственных и муниципальных архивах исполнено                                  19150 тематических запросов (2012 г. – 18064), из них:

- государственные архивы – 2848 (2012 г. – 2217 запросов);

- муниципальные архивы – 16302 (2012 г. – 15847 запросов).

Государственные и муниципальные архивы продолжили работу с Отделением Пенсионного фонда России по Кемеровской области (далее – ОПФР) и его территориальными управлениями по приему запросов в электронном виде по специально выделенному защищенному каналу связи. Так, например, в государственные архивы из ОПФР поступил 4271 запрос (20% от общего количества запросов социально-правового характера, поступивших в госархивы), в том числе:

- в традиционном виде - 1501

- по сети – 2770.

Также запросы поступали в муниципальные архивы из МФЦ городов и районов области по системе  «одного окна».

4.8. Рассекречивание архивных документов

         Работа выполнялась в соответствии с Перечнем архивных документов, планируемых к рассмотрению на предмет возможного рассекречивания на                 2013 год, а также в ходе работы по предоставлению архивной информации исследователям. Рассекречиванию подлежали документы фондов партийных организаций СССР, хранящихся в ГКУ КО ГАКО.

         Экспертной группой ГКУ КО ГАКО просмотрены 2709 ед. хр.                      (183712 листов)  25 фондов горкомов КПСС. Рассекречено  2709 ед. хр. из них в плановом порядке – 2654 ед. хр. При этом 188 ед. хр. рассекречено с ограничением доступа к отдельным документам, как содержащие конфиденциальную информацию.

 

5.       Научно-исследовательская и методическая работа

 

За отчетный период архивисты государственных архивов приняли участие в 6 конференциях, по результатам которых опубликовано 12 статей, в том числе:

- ежегодная научно-практическая конференция «Балибаловские чтения»                 (г. Кемерово) – 5 статей;

- VIII конференция молодых ученых Института экологии человека СО РАН -1 статья;

- научно-практическая конференция «Гражданская война в Сибири» (г. Омск) - 2 статьи и др.

Члены Научно-методического совета архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа (начальник архивного управления, директор ГКУ КО ГАКО) приняли участие в работе Совета в г. Новосибирске (июнь), где выступили с докладами о состоянии архивного законодательства, комплектовании архивов и о проблемах внедрения безбумажного документооборота в организациях – источниках комплектования.

В соответствии с планом научно-исследовательских работ архивных учреждений СФО и планом работы ЭПК архивного управления разработаны методические документы:

1.     Порядок работы по переводу архивных документов на бумажном носителе и НСА к ним в электронный вид – 2 государственных архива;

2.     Памятка по розыску необнаруженных архивных документов ГКУ КО ГАКО;

3.     Памятка по составлению описательных статей путеводителя по фондам советского и досоветского периодов ГКУ КО ГАКО;

4.     Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Кемеровской области.

При разработке порядка по переводу архивных документов в электронный вид архивисты использовали накопленный в этой сфере опыт работы и методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Муниципальными архивами разработаны инструкции по организации работы ЭК организации, методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения, по личному составу.

 

6.       Повышение квалификации

 

Архивное управление и ГКУ КО ГАКО провели в 2013 году:

- семинар-практикум для работников муниципальных архивов по теме «Внедрение и ведение отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (март). Результат семинара – 25 из 36 муниципальных архивов внедрили и заполняют БД «АФ» (2012 г. – 3 муниципальных архива).

- повышение квалификации для 38 руководителей муниципальных архивов, делопроизводителей и ответственных за архив в организациях по теме: «Организация и направления деятельности архивной службы в органах местного самоуправления (октябрь, совместно с Кемеровским государственным университетом).

Консультант архивного управления прошел повышение квалификации (дистанционная форма обучения) в ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ» по программе «Организация предоставления государственных и муниципальных услуг».

Семь сотрудников архивного управления и государственных архивов прошли обучение по темам управления государственными и муниципальными закупками.

         В государственных архивах проведено 18 занятий по повышению квалификации сотрудников по вопросам основной деятельности.

 

 

 

         Начальник

архивного управления

Кемеровской  области                                                                   С.Н. Добрыдин