Решения коллегии архивного управления Кемеровской области от 17.06.2014

РЕШЕНИЕ        

коллегии архивного управления

Кемеровской области

 

17.06.2014

г. Кемерово

 

О проблемах по внедрению и использованию

традиционных и автоматизированных

информационно-поисковых систем в

государственных и муниципальных архивах

Кемеровской области

 

Заслушав и обсудив сообщения директора ГКУ КО ГАКО                             Л.И. Сапуриной, начальников муниципальных архивов Н.В. Аксеновой                     (г. Междуреченск) и И.В. Мисинг (г. Кемерово), коллегия отмечает, что информационно-поисковые системы (далее – ИПС) в государственных и муниципальных архивах на современном этапе существуют в основном в традиционном виде (описи дел, архивные справочники и др.). Но с 2012 г. началась планомерная работа по накоплению информационного массива для создания архивных ИПС в автоматизированном виде. По состоянию на 10.06.2014 в государственных и муниципальных архивах области переведено в электронный вид 0,6% архивных документов от общего объема, подлежащих оцифровке и 18% описей дел постоянного хранения и по личному составу.

В госархивах ведется 8 тематических баз данных (далее – БД) по архивным документам, в 10 муниципальных архивах - 15 тематических БД.

Одновременно с развитием информационных технологий и оснащением архивов современной компьютерной техникой стало повышаться качество поиска и передачи архивной информации в электронном виде. Этому способствует ведение отраслевой БД «Архивный фонд» и развитие архивных сайтов. На сегодняшний день в области работают 8 архивных сайтов (сайт архивного управления, сайты 4-х госархивов и 3 сайта муниципальных архивов). При этом на сайтах ГКУ КО ГАКО и архивного управления для поиска и формирования запроса в архив с 2013 г. установлен и ведется программный комплекс «Web-архив» («Электронный архив»).

 

Коллегия  Р Е Ш И Л А:

 

1.                Принять информацию к сведению.

2.                С целью формирования единых подходов при создании и наполнении данными традиционных и автоматизированных ИПС государственным и муниципальным архивам руководствоваться основными нормативными актами и методическими рекомендациями в области развития информационных технологий в архивной отрасли.

3.                Для пополнения и формирования БД «Центральный фондовый каталог», размещенного на сайте Росархива, и предоставления доступа широкому кругу пользователей к информации о составе и содержании архивных фондов, архивным органам и учреждениям области продолжить работу по ведению отраслевой базы данных «Архивный фонд», БД «Фондовый каталог».

4.                Архивному управлению Кемеровской области:

4.1. По мере финансирования, продолжить работу по созданию единой межархивной сети и информационно-поисковой системы архивов области;

4.2.         Составить и разместить на сайте архивного управления единый перечень автоматизированных ИПС государственных и муниципальных архивов Кемеровской области (срок – до 01.02.2015, отв. – Окунцов Н.Н.).

5.                Контроль за исполнением решения коллегии возложить на зам. начальника архивного управления Юматову Н.А.

 

Председатель коллегии                                                                 С.Н. Добрыдин

Секретарь коллегии                                                             Н.А. Юматова

 

 

РЕШЕНИЕ

коллегии архивного управления

Кемеровской области

 

17.06.2014

г. Кемерово

 

О реестре государственных и муниципальных

архивных услуг и порядке предоставления услуг

архивными органами и учреждениями

Кемеровской области в традиционной и

электронной формах

 

Заслушав и обсудив сообщения руководителей муниципальных архивов городов Новокузнецка (директор И.И. Мазурков), Междуреченска (начальник Н.В. Аксенова), Юрги (консультант-советник, заведующий О.А. Швецова), Кемеровского района (начальник Е.Г. Маланова), консультанта архивного управления Н.Н. Васютиной, коллегия отмечает, что архивистами Кемеровской области проводится определенная работа по оказанию государственных и муниципальных услуг населению. С целью оптимизации данной работы и повышения уровня доступности архивных услуг для граждан

 

Коллегия Р Е Ш И Л А:

 

1. Принять информацию к сведению.

2. Государственным и муниципальным архивам продолжить работу по предоставления государственных и муниципальных услуг в традиционном и электронном виде в соответствии с утвержденными административными регламентами и порядками.

3. Муниципальным и государственным архивам активизировать взаимодействие с отделением Пенсионного фонда РФ по Кемеровской области и его территориальными управлениями, а также с учреждениями МФЦ по вопросам оказания государственных и муниципальных услуг, в рамках заключенных соглашений.

4. Государственным архивам Кемеровской области (директоры                      Л.А. Ермолаева, Л.И. Сапурина, Ю.В. Казакова, Е.А. Конева) заключить соглашения о сотрудничестве с учреждениями МФЦ в городах Кемерово, Новокузнецк, Междуреченск по предоставлению услуги «Исполнение запросов социально-правового характера» в срок до 1 августа 2014 года.

5. Контроль за исполнением решения возложить на консультанта управления Н.Н. Васютину и главного специалиста управления Н.Н. Окунцова.

 

Председатель коллегии                                                          С.Н. Добрыдин

Секретарь коллегии                                                               Н.А. Юматова

 

 

 

РЕШЕНИЕ        

коллегии архивного управления

Кемеровской области

 

17.06.2014

г. Кемерово

 

О нормативно-правовой базе и

практике оказания платных услуг (работ)

гражданам и организациям в государственных

и муниципальных архивных учреждениях

Кемеровской области

 

Заслушав и обсудив сообщения директоров государственных архивов Л.И. Сапуриной, Ю.В. Казаковой, руководителей муниципальных архивных учреждений г. Кемерово (директор В.А. Лачугин), г. Новокузнецка (директор И.И. Мазурков), г. Анжеро-Судженска (начальник М.Л. Микрюкова), консультанта-юрисконсульта архивного управления А.И. Полторан,

 

Коллегия  Р Е Ш И Л А:

 

1.                Принять информацию к сведению.

2.                С целью корректного формирования перечня архивных услуг, предоставляемых на платной основе, архивным учреждениям Кемеровской области провести анализ перечня и цен на предоставляемые услуги и представить информацию в архивное управление (срок - до 01.10.2014).

3.                Контроль за исполнением решения возложить на зам. начальника управления Юматову Н.А.

 

Председатель коллегии                                                                 С.Н. Добрыдин

Секретарь коллегии                                                             Н.А. Юматова

 

 

 

РЕШЕНИЕ

коллегии архивного управления

Кемеровской области

 

17.06.2014

г. Кемерово

 

О работе МБУ «Архив города Новокузнецка»

по организации хранения документов

Архивного фонда РФ и других архивных документов

 

Заслушав и обсудив сообщения директора МБУ «Архив города Новокузнецка» Мазуркова И.И. и консультанта архивного управления Васютиной Н.Н., коллегия отмечает, что коллективом муниципального архива при непосредственной поддержке администрации города в течение 2008-2013 годов проведен комплекс мероприятий по созданию нормативных режимов для работы сотрудников архива и хранения архивных документов. Принято 6 распорядительных документов по архивному делу. Увеличена штатная численность архива. Выделены дополнительные помещения для приема посетителей. В архивохранилищах установлены металлические стеллажи, охранно-пожарная сигнализация, жалюзи. Приобретена необходимая оргтехника и офисная мебель.

 

Коллегия Р Е Ш И Л А:

 

1. Признать работу МБУ «Архив города Новокузнецка» по организации хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов удовлетворительной.

2. Выразить благодарность Главе города Кузнецову С.Н. и заместителю Главы - руководителю аппарата администрации за понимание и решение проблем обеспечения сохранности архивных документов.

3. Рекомендовать:

3.1. Администрации города рассмотреть вопрос о переводе муниципального архива в помещение, соответствующее нормативным требованиям;

3.2. Директору муниципального архива Мазуркову И.И:

3.2.1. Решить вопрос об обеспечении температурно-влажностного режима в четырех архивохранилищах;

3.2.2. Продолжить работу по картонированию архивных дел;

3.2.3. Организовать рабочее место для работы пользователей архивной информации.

4. О выполнении рекомендаций директору архива Мазуркову И.И. проинформировать коллегию архивного управления до 01.06.2015.

5. Контроль за исполнением решения возложить на консультанта архивного управления Васютину Н.Н.

 

Председатель коллегии                                                                   С.Н. Добрыдин                 

Секретарь коллегии                                                                        Н.А. Юматова

 

 

 

РЕШЕНИЕ        

коллегии архивного управления

Кемеровской области

 

17.06.2014

г. Кемерово

 

О работе архивного отдела администрации

Полысаевского городского округа

по организации хранения документов

Архивного фонда РФ и других архивных документов

 

Заслушав и обсудив сообщения начальника архивного отдела администрации Полысаевского городского округа Жарковой И.М. и консультанта архивного управления Васютиной Н.Н., коллегия отмечает, что отделом при непосредственной поддержке администрации города в течение 2009-2013 годов проведен комплекс мероприятий по созданию нормативных режимов для работы сотрудников архивного отдела и организации хранения архивных документов. Принято 11 распорядительных документов по архивному делу. В помещениях архива проведен косметический ремонт и ремонт отопительной системы, установлена охранная сигнализация, кондиционер. Для архивного отдела приобретены компьютер, сканер, архивные короба.

 

Коллегия  Р Е Ш И Л А:

 

1. Признать работу архивного отдела по организации хранения документов

Архивного фонда РФ и других архивных документов удовлетворительной.

2. Выразить благодарность Главе города Зыкову В.П. и заместителю главы, руководителю аппарата администрации Рассказовой В.Г. за понимание и решение проблем обеспечения сохранности архивных документов городского округа.

3. Рекомендовать администрации города рассмотреть вопросы:

3.1. О ремонте приточно-вытяжной вентиляции в помещении архива.

3.2. О приобретении приборов для измерения влажности воздуха и техники для обеспыливания архивных документов.

3.3. Об оснащении читального зала архива необходимой техникой и мебелью.

4. Начальнику архивного отдела Жарковой И.М. проинформировать коллегию архивного управления о выполнении рекомендаций до 01.06.2015.

5. Контроль за исполнением решения возложить на консультанта архивного управления Васютину Н.Н.

 

 

Председатель коллегии                                                                 С.Н. Добрыдин                 

 

Секретарь коллегии                                                                        Н.А. Юматова