Коллегия

ПОЛОЖЕНИЕ
о коллегии архивного управления Кузбасса

1. Общие положения

1.1. Коллегия архивного управления Кемеровской области (далее — Коллегия) является совещательным органом, образованным в соответствии с Положением об архивном управлении Кемеровской области, утвержденным постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 16.10.2008 № 446. Положение о Коллегии утверждается приказом начальника архивного управления Кемеровской области (далее — Управление).

1.2. Коллегия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Кемеровской области, настоящим Положением.

1.3. Решения Коллегии имеют рекомендательный характер.

2. Основные задачи

2.1. Рассмотрение вопросов реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории Кемеровской области.

2.2. Осуществление координации деятельности архивных органов и учреждений Кемеровской области.

2.3. Определение перспективных и приоритетных направлений развития архивной службы Кемеровской области.

3. Основные функции Коллегии

В соответствии с основными задачами Коллегия:

3.1. Рассматривает результаты проверок о соблюдении законодательства об архивном деле и принимает соответствующие решения.

3.2. Рассматривает и принимает решения по вопросам реализации федеральных и областных программ, участниками которых являются архивные органы и учреждения Кемеровской области.

3.3. Взаимодействует с государственными органами и органами местного самоуправления Кемеровской области по вопросам развития архивного дела.

3.4. Определяет первоочередные задачи и приоритетные направления деятельности архивных органов и учреждений Кемеровской области.

3.5. Заслушивает вопросы о выполнении плановых показателей развития архивного дела на территории Кемеровской области.

3.6. Рассматривает представления о награждении ведомственными наградами Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства особо отличившихся работников архивных органов и учреждений Кемеровской области.

3.7. Рассматривает итоги региональных смотров и конкурсов в области архивного дела.

3.8. Рассмотрение вопросов финансово-хозяйственной деятельности государственных архивов Кемеровской области.

На рассмотрение Коллегии могут быть вынесены и другие вопросы, относящиеся к компетенции Управления.

4. Права Коллегии

Коллегия имеет право:

4.1. В пределах своих полномочий и в установленном порядке запрашивать и получать информацию, отнесенную к компетенции Коллегии, в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

4.2. Приглашать на заседания для рассмотрения отдельных вопросов специалистов и руководителей архивных органов и учреждений Кемеровской области, архивных и делопроизводственных служб организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов Кемеровской области, не входящих в состав Коллегии;

4.3. Вносить предложения по вопросам развития архивного дела и организации документов в делопроизводстве в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Кемеровской области на рассмотрение органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

5. Порядок формирования Коллегии

5.1. Численный и персональный состав Коллегии определяется начальником Управления и утверждается его приказом.

5.2. Председателем Коллегии является начальник Управления. Председатель Коллегии назначает секретаря Коллегии из числа специалистов Управления (далее — секретарь).

5.3. В состав членов Коллегии включаются специалисты Управления, руководители и специалисты архивных органов и учреждений Кемеровской области.

6. Организация деятельности

6.1.Основной организационной формой деятельности Коллегии являются заседания, обеспечивающие коллективное обсуждение вопросов, включенных в повестку дня, и принятие решений.

6.2. Заседания Коллегии проводятся один раз в квартал в соответствии с планом работы Коллегии, который утверждается заместителем Губернатора — руководителем аппарата Администрации Кемеровской области. До его утверждения проект плана работы Коллегии на очередной год рассматривается и согласовывается членами Коллегии на последнем в отчетном году заседании Коллегии и подписывается председателем и секретарем.

6.3. По решению председателя Коллегии заседания Коллегии могут проводиться совместно с заседаниями коллегий, проводимых другими органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также выездные и расширенные заседания Коллегии.

6.4. Подготовку заседаний Коллегии осуществляет секретарь.

6.5. Повестку заседания формирует секретарь и согласовывает с председателем Коллегии.

6.6. Извещение о дате проведения очередного заседания и повестке дня направляются секретарем членам Коллегии и приглашенным лицам не позднее15 дней до даты заседания.

6.7. Подготовку проектов решений по вопросам, вынесенным на заседание Коллегии, и иных необходимых материалов осуществляют члены Коллегии (иные лица), утвержденные ответственными за подготовку данных вопросов.

6.8. Проекты решений Коллегии секретарь представляет председателю Коллегии не позднее, чем за 7 дней до назначенной даты заседания Коллегии.

6.9. При проведении совместных заседаний Коллегии и коллегий других государственных органов и органов местного самоуправления, проекты решений и материалы к ним должны быть согласованы со всеми заинтересованными органами и организациями. Замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проекту решений. Имеющиеся разногласия до вынесения решения на обсуждение Коллегии рассматриваются председателем Коллегии с участием всех заинтересованных представителей. Окончательное решение по не устранённым разногласиям принимается на заседании Коллегии.

6.10. Повестка и регламент заседания Коллегии формируются исходя из того, что максимальное время проведения заседания Коллегии — 2,5 часа. Для обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов на заседании Коллегии устанавливается следующий регламент: основной доклад — до 15 минут; содоклад — до 10 минут; выступления — до 5–7 минут. Вопрос об изменении регламента решается членами Коллегии в каждом конкретном случае.

6.11. Заседание Коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третьих численного состава Коллегии. Члены Коллегии обязаны присутствовать на ее заседаниях. Член Коллегии, по уважительной причине не имеющий возможности присутствовать на заседании, заблаговременно информирует об этом председателя или секретаря. Вопрос об участии в заседаниях Коллегии представителей органов и организаций, не являющихся членами Коллегии, решается председателем Коллегии.

6.12. Члены Коллегии обладают равными правами при обсуждении вопросов, внесенных в повестку дня заседания Коллегии, а также при голосовании, кроме случая равенства голосов.

6.13. Решения Коллегии принимаются открытым голосованием большинством голосов. При равенстве голосов решающим является голос председателя Коллегии.

7. Порядок оформления и исполнения решений, принятых на заседании Коллегии

7.1. Результаты обсуждения вопросов на заседании Коллегии оформляются протоколами заседания Коллегии в десятидневный срок со дня заседания Коллегии. Протокол заседания Коллегии ведёт секретарь. В протокол заседания включаются решения Коллегии.

7.2. Протокол заседания Коллегии подписывается председателем Коллегии и секретарём.

7.3. Доработка проектов решений Коллегии с учётом замечаний и предложений, высказанных на заседании Коллегии, осуществляется ответственным исполнителем в течение 3 дней со дня заседания Коллегии, если на заседании Коллегии не установлены иные сроки. Ответственный исполнитель после доработки решения Коллегии направляет его в установленные сроки секретарю Коллегии.

7.4. Доработанные проекты решений Коллегии представляются на утверждение председателю Коллегии. Копии утвержденных решений Коллегии рассылаются членам Коллегии и иным заинтересованным лицам.

7.5. Решения совместных заседаний коллегий оформляются совместными решениями коллегий, которые подписываются председательствующими на заседаниях коллегий. Порядок оформления и издания таких решений определяется на указанных заседаниях. Протоколы оформляются в количестве экземпляров по числу участвующих в совместных заседаний коллегий лиц.

8. Контроль за исполнением решений Коллегии

8.1. Оперативный контроль за исполнением решений Коллегии осуществляют ответственные лица из числа членов Коллегии, указанные в решении Коллегии, которые докладывают председателю Коллегии о ходе выполнения поручений, содержащихся в решениях Коллегии, нарушении сроков их исполнения.

8.2. Председатель Коллегии устанавливает промежуточные сроки отчетности (представления информации) о ходе выполнения решений Коллегии, решает вопросы о снятии их с контроля или продлении сроков выполнения на основе предложений членов Коллегии.