ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ
(списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований) для осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Кемеровской области – Кузбасса в отношении государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Кемеровской области – Кузбасса (кроме государственных архивов, государственных музеев и библиотек), негосударственных организаций (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) и граждан, органов государственной власти Кемеровской области – Кузбасса, осуществляющих постоянное и (или) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов,
относящихся к собственности Кемеровской области – Кузбасса

№ п/п	Список вопросов, отражающих содержание обязательных требований, нарушение которых влечет риск причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы (да/нет/ неприменимо)	Примечание	
1	2	3	4	5	
1.	Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к собственности Кемеровской области – Кузбасса (далее – архивные документы)	
1.1	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве, утвержденного руководителем	Статья 3, части 1, 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 1.3, 1.4 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры 			
1	2	3	4	5	
		Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526);
пункты 7, 8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно- технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155 (далее – Правила от 09.12.2020 № 155)			
1.2	Наличие положения об архиве, утвержденного руководителем 	Пункт 1.5 Правил от 31.03.2015 № 526;
пункт 10 Правил от 09.12.2020 № 155			
1.3	Наличие помещения для размещения архивных документов (далее – архивохранилище)	Пункты 2.14–2.19 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.4	Оборудование архивохранилища средствами пожаротушения	Пункт 2.15 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.5	Оборудование архивохранилища охранной и пожарной сигнализацией	Пункт 2.15 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.6	Отсутствие в архивохранилище труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды	Пункт 2.17 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.7	Наличие в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции	Пункт 2.19 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.8	Оборудование архивохранилища дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории)	Пункт 2.20 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.9	Оборудование окон архивохранилища, расположенного на первом этаже, запирающимися решетками	Пункт 2.20 Правил от 31.03.2015 № 526			
1	2	3	4	5	
1.10	Размещение документов в архивохранилище на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах	Пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.11	Соблюдение в архиве организации установленных требований по расстановке и размещению стационарных и/или передвижных металлических стеллажей и металлических шкафов	Пункт 2.21 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.12	Обеспечение архивохранилища средствами охраны	Пункт 2.23 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.13	Соблюдение светового режима хранения архивных документов	Пункт 2.24 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.14	Обеспечение хранения документов в коробках или папках	Пункты 2.24, 2.35 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.15	Соблюдение температурно-влажностного режима хранения архивных документов 	Пункты 2.25, 2.26, 2.34 Правил от 31.03.2015
№ 526			
1.16	Наличие и ведение журнала регистрации показаний приборов температурно-влажностного контроля	Пункт 2.26 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.17	Проведение санитарно-гигиенических мероприятий	Пункты 2.27, 2.28 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.18	Отсутствие хранения посторонних предметов, имущества и оборудования в архивохранилище	Пункт 2.29 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.19	Соблюдение сроков проведения проверки наличия и состояния архивных документов	Пункт 2.40 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.20	Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководителем организации, с прилагаемой к нему справкой о проведении
розыска	Пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8. Правил от 31.03.2015
№ 526			

1	2	3	4	5	
1.21	Внесение изменений в необходимые учетные документы по итогам проверки наличия архивных документов	Пункт 2.43 Правил от 31.03.2015 № 526			
1.22	Наличие и ведение книги выдачи дел из архивохранилища	Пункт 2.46 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.	Организация учета архивных документов	
2.1	Ведение учета научно-технической документации отдельно от других видов документов	Пункт 16 Правил от 09.12.2020 № 155			
2.2	Наличие паспорта архива организации	Пункты 3.2, 3.12 Правил от 31.03.2015 № 526;
пункт 54 Правил от 09.12.2020 № 155			
2.3	Наличие книги учета поступления и выбытия
дел, документов установленной формы	Пункты 3.6, 3.7 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.4	Наличие списка фондов установленной формы (в архиве организации, хранящей документы более одного фонда)	Пункты 3.6, 3.8 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.5	Наличие листов фондов установленной формы (в архиве организации, хранящей документы более одного фонда)	Пункты 3.6, 3.9 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.6	Наличие дела фонда	Пункты 2.43–3.15 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.7	Наличие в организации номенклатуры дел,
согласованной и утвержденной в установленном порядке	Пункты 2.2,	4.14–4.18	Правил	от 31.03.2015
№ 526			
2.8	Наличие согласованных и утвержденных в
установленном порядке описей дел и справочного аппарата к ним:				
2.8.1	дел постоянного хранения	Пункты 3.6, 3.10, 4.11–4.12, 4.31–4.32, 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526;
пункты 17, 70–78 Правил от 09.12.2020 № 155			
2.8.2	дел по личному составу	Пункты 3.6, 3.10, 4.11 4.12, 4.31–4.32, 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526			
2.8.3	дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения	Пункты 3.6, 3.10, 4.11–4.12, 4.31–4.32, 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526			

1	2	3	4	5	
2.8.4	электронных дел, документов постоянного хранения	Пункты 3.6, 3.10, 4.11–4.12, 4.31, 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526;
пункты 17, 70–78 Правил от 09.12.2020 № 155			
2.8.5	электронных	дел,	документов	временных (свыше 10 лет) сроков хранения и справочный аппарат к ним	Пункты 3.6, 3.10, 4.11–4.12, 4.31, 5.5 Правил
от 31.03.2015 № 526			
2.9	Наличие в конце всех экземпляров описи дел,
документов итоговой записи	Пункт 3.10 Правил от 31.03.2015 № 526			
2.10	Наличие реестра описей (при наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов)	Пункты 3.6, 3.11 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.	Организация комплектования архивными документами 	
3.1	Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии 	Части 5 - 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле   в Российской Федерации»;
пункт 4.7 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.2	Наличие положения об экспертной (центральной экспертной) комиссии	Части 5 – 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации»;
пункты 4.8 - 4.11 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.3	Соблюдение сроков проведения экспертизы
ценности документов в организации	Части 2, 4 - 8, часть 1 статьи 21, часть 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 4.3 - 4.6, 4.10 - 4.11 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.4	Соблюдение требований по оформлению дел	Пункты 4.19 - 4.30 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.7	Наличие утвержденных актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению	Пункты 4.11, 4.12 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.8	Наличие фактов утраты или несанкционированного уничтожения архивных документов, в течение установленных сроков временного хранения	Части 1 - 2 статьи 17, подпункт 2 части 1, подпункт 2 части 3, часть 4 статьи 18, статьи               21 - 22, 22.1 Федерального закона от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 3.15, 4.3 - 4.6, 4.10 - 4.13, 6.8 Правил
от 31.03.2015 № 526			
1	2	3	4	5	
3.9	Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами) и физическое состояние архивных документов, в том числе электронных документов (единиц хранения), документов долговременного хранения, в том числе по личному составу	Части 1 - 2 статьи 17, подпункт 2 части 1, подпункт 2 части 3, часть 4 статьи 18, статьи 22, 22.1 Федерального закона от 22.10.2004	№ 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»; пункты 2.9 - 2.11, 3.1, 3.3 - 3.4, 4.19 - 4.30, 4.34 Правил от 31.03.2015 № 526			
3.10	Соблюдение сроков передачи документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные и муниципальные архивы	Части 1, 3, 4 статьи 21, статья 22, части 2, 8 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 6.1, 6.5 Правил от 31.03.2015 № 526;
пункт 117 - 118 Правил от 09.12.2020 № 155			
4.	Организация использования архивных документов	
4.1	Ведение учета использования архивных документов, в том числе выдачи архивных
справок, выписок, копий документов	Пункт 5.8 Правил от 31.03.2015 № 526			
4.2	Соблюдение порядка исполнения запросов пользователей	Части 1, 3 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации»;
пункты 5.9 - 5.15 Правил от 31.03.2015 № 526			
4.3	Соответствие установленным требованиям
оформления ответов на запросы (архивных справок, выписок, копий документов)	Пункты 5.11, 5.12 Правил от 31.03.2015 № 526			
4.4	Передаются ли документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении временных сроков хранения на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	Статьи 22, 23 Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 4.1 – 4.2, 6.5 Правил от 31.03.2015 № 526;
пункты 115, 116 Правил от 09.12.2020 № 155			
4.5	Наличие актов приема-передачи документов на хранение установленной формы	пункты 3.15, 6.8 Правил от 31.03.2015 № 526			
4.6	Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив? 	Пункты 6.6 - 6.8 Правил от 31.03.2015 № 526;
пункты 117, 118, 120, 131, 132, 133 Правил от 09.12.2020 № 155			

1	2	3	4	5	
4.6	Наличие акта приема-передачи документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации)	Пункт 7.2 Правил от 31.03.2015 № 526